شرح شجرة الحسابات والقوائم المالية
شاشة شجرة الحسابات هي الدليل المحاسبي لشركتك، وفيها كل الحسابات مرتبة في مستويات. الحساب الرئيسي يجمع حسابات تحته، والحساب الفرعي هو الذي تُسجَّل عليه القيود. في نفس القسم توجد شاشة القوائم الماليه لتجميع حسابات معينة تستخدمها في التقارير.
مفاهيم أساسية
- حساب رئيسي: مثل «الأصول» أو «العملاء». لا تُسجَّل عليه قيود، ويجمع أرصدة الحسابات التي تحته.
- حساب فرعي: مثل «خزينة الفرع الرئيسي». تُسجَّل عليه القيود، ولا يمكن إضافة حسابات تحته.
- الطبيعة: مدين أو دائن، وتُورَث من الحساب الأب.
- الحساب الختامي: ميزانيه أو أرباح وخسائر أو قائمة الدخل، ويحدد التقرير الختامي الذي يظهر فيه الحساب.
حسابات العملاء والموردين والمندوبين تُنشأ تلقائيًا من شاشاتها، فلا تُنشئها يدويًا هنا.
إضافة حساب جديد
- حدد في الشجرة الحساب الرئيسي الذي سيُضاف تحته الحساب الجديد.
- اضغط جديد. يظهر الكود التالي تلقائيًا، وهو كود الأب يليه رقمان (01، 02...)، وتُنسخ الطبيعة والحساب الختامي من الأب.
- اكتب اسم الحساب، واختر حساب رئيسي أو حساب فرعي.
- اضبط ربط مركز التكلفة إن احتجت، ثم اضغط حفظ.
لإضافة حساب في المستوى الأول (بدون أب)، اضغط جديد دون تحديد أي حساب. يُحفظ هذا الحساب رئيسيًا دائمًا.
حقول الحساب
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| كود الحساب | أرقام فقط. يتلون بالأخضر إذا كان الكود متاحًا وبالوردي إذا كان مستخدمًا. رابط تلقائي يولّد الكود التالي. |
| اسم الحساب | إلزامي، ولا يُسمح بتكراره عند الإضافة. |
| الحساب الأب | اكتب كوده أو اختره من القائمة. تظهر فقط الحسابات الرئيسية التي ليس عليها قيود. |
| حساب رئيسي / حساب فرعي | نوع الحساب، ويُقفل إذا كان على الحساب قيود أو كانت له حسابات فرعية. |
| الحساب الختامي | ميزانيه / أرباح وخسائر / قائمة الدخل. |
| مدين / دائن | طبيعة الحساب، ويمكن تعديلها لحسابات المستوى الأول فقط. |
| مرتبط بمركز تكلفه | هل يقبل الحساب مراكز تكلفة. عند تفعيله يمكن جعل المركز أجباري أو أختياري. |
| ملاحظات | ملاحظات حرة. |
رصيد الحساب وتقاريره
- اضغط أيقونة البحث (العدسة) بجانب اجمالي عدد القيود واجمالي الرصيد الحالي لحساب الرصيد. الرصيد يشمل القيود المرحلة في الفرع والفترة الحاليين، ويشمل الحسابات الفرعية إذا كان الحساب رئيسيًا.
- زر الفأرة الأيمن على الحساب يعرض أمرين: دفتر استاذ وميزان مراجعة للحساب المحدد.
- طباعة: تطبع الشجرة كاملة مع الطبيعة والحساب الختامي ورصيد كل حساب.
البحث في الشجرة
اضغط Ctrl+F أو بحث Ctrl+F لفتح لوحة البحث. اختر كود الحساب (يبدأ بـ) أو اسم الحساب (يحتوي على)، ثم اكتب. انقر نقرًا مزدوجًا على أي نتيجة للانتقال إلى الحساب في الشجرة.
قواعد التعديل والحذف
- لا يمكن حذف حساب عليه قيود، أو له حسابات فرعية، أو عليه قيود إهلاك، أو له وظيفة في إعدادات النظام.
- حسابات العملاء والموردين وغيرها التي أُنشئت من شاشات أخرى تُحذف وتُعدَّل أسماؤها من شاشاتها الأصلية. هنا يمكن تعديل الكود والملاحظات ومراكز التكلفة فقط.
- لا يمكن تحويل حساب عليه قيود إلى حساب رئيسي.
- الحفظ والحذف ممنوعان في الفترة المالية المغلقة.
القوائم المالية
شاشة القوائم الماليه تجمع حسابات بعينها تحت اسم واحد، مثل «مصروفات التشغيل»، لتستخدمها كمرشح في تقارير ميزان المراجعة والأرباح والخسائر (خيار قائمه ماليه).
- اضغط جديد واكتب الاسم.
- اختر الحساب واكتب البيان، ثم اضغط زر الإضافة الأخضر. كرر الخطوة لباقي الحسابات.
- اضغط حفظ.
لفتح قائمة محفوظة، اكتب رقمها في مربع البحث. لحذف حساب واحد من القائمة، حدده واضغط زر الحذف المجاور لزر الإضافة.
الرسائل الشائعة
| الرسالة | المعنى |
|---|---|
| عفوا لا يمكن اضافه حساب فرعي على هذا الحساب | الحساب المحدد فرعي. اختر حسابًا رئيسيًا. |
| عفوا تأكد من بياناتك أولا | الكود أو الاسم أو الأب فارغ. |
| هذا السجل موجود مسبقا | اسم الحساب مكرر. |
| الحساب يحتوى على قيد يومية لا يمكن تحويله | لا يمكن تحويل الحساب إلى رئيسي لأن عليه قيودًا. |
| ...مسجل عليه بعض القيود اليوميه أو يحتوي على عدد من الحسابات الفرعيه... | لا يمكن الحذف. |
| ...تمت اضافته من خلال شاشه أخرى... | احذف الحساب من الشاشة التي أنشأته. |
| ...يقوم بوظيفه محدده في البرنامج... | الحساب مستخدم في إعدادات النظام. |