الرقابة الداخلية في الشركات الصغيرة والمتوسطة

فصل المهام

القاعدة الذهبية: لا يقوم شخص واحد بعملية كاملة من أولها لآخرها دون أن يراها غيره. أمثلة:

• من يستلم النقدية لا يسجل تسويات أرصدة العملاء.
• من يطلب الشراء لا يعتمد فاتورة المورد ويصرف قيمتها وحده.
• من يدير المخزن لا يعتمد فروق الجرد وحده.

إذا كان العدد لا يسمح، عوّض بالمراجعة: صاحب الشركة يراجع العمليات أسبوعيًا.

الصلاحيات حسب الحاجة

• كل مستخدم يرى ويعدل ما يحتاجه لعمله فقط.
• حساب مستقل لكل شخص، بدون مشاركة كلمات المرور، حتى يكون السجل واضحًا.
• أوقف حساب أي موظف يغادر في نفس اليوم.
• حدد حدًا أقصى للخصم لكل مستخدم.

العمليات الحساسة

هذه تحتاج صلاحية خاصة أو اعتمادًا من مسؤول: حذف فاتورة أو سند، تعديل فاتورة بعد الترحيل، خصم فوق الحد، البيع الآجل فوق حد الائتمان، تسويات الجرد، والقيود اليدوية على النقدية.

المراجعة الدورية

• يوميًا: مطابقة الخزينة مع الفعلي، وإغلاق الورديات.
• أسبوعيًا: الفواتير المحذوفة والمعدلة، الخصومات العالية، البيع بأقل من التكلفة.
• شهريًا: مطابقة البنوك، كشوف حساب كبار العملاء والموردين، الجرد الدوري لعينة أصناف.

سجل الحركات

سجل حركات المستخدمين يوضح من فعل ماذا ومتى ومن أي جهاز. مجرد علم الموظفين بوجوده ومراجعته يقلل الأخطاء والتجاوزات.

في البرنامج

• الصلاحيات وحد الخصم: المستخدمون والصلاحيات. سجل الحركات: أدوات النظام.
• اسأل المساعد الذكي: «تعديلات وحذف الفواتير الأسبوع ده»، «فلان عمل إيه النهارده؟»، «فواتير بخصم كبير»، «مراجعة القيود».
• تنبيهات الصباح ترصد تلقائيًا: الفواتير المحذوفة، الخصومات غير المعتادة، فروق الخزينة، والبيع بأقل من التكلفة.