إقفال الشهر والسنة: قائمة مراجعة عملية

المستندات

1. رحّل كل الفواتير والسندات والقيود؛ المستند غير المرحل لا يدخل في الأرصدة ولا التقارير المالية.
2. أغلق ورديات نقاط البيع المفتوحة.
3. تأكد من تسجيل المصروفات المتأخرة (فواتير الكهرباء والإيجار والرواتب) في الشهر الصحيح.

المطابقات

• الخزائن: الرصيد في البرنامج = النقدية الفعلية. سجّل أي فرق ولا تتركه.
• البنوك: طابق رصيد البرنامج مع كشف البنك؛ الفروق عادة شيكات لم تُحصَّل أو مصروفات بنكية لم تُسجَّل.
• الشيكات: حدّث حالة الشيكات المستحقة (محصّل، مرفوض).
• العملاء والموردون الكبار: طابق كشف الحساب مع الطرف الآخر دوريًا.

المخزون

راجع الأصناف ذات الرصيد السالب (حركة ناقصة) وفروق الجرد الدوري، وسجّل التسويات قبل الإقفال. آخر السنة: جرد كامل وسند تسوية.

مراجعة القيود

• لا توجد قيود غير متوازنة.
• لا توجد قيود على حسابات رئيسية (يجب أن تكون على الحسابات الفرعية).
• لا توجد قيود بتاريخ خارج الفترة أو بتاريخ مستقبلي بالخطأ.
• راجع القيود اليدوية الكبيرة ومبرراتها.
• قارن المصروفات بالشهور السابقة: أي بند قفز فجأة يستحق نظرة.

إقفال السنة المالية

1. نفّذ كل ما سبق لآخر شهر في السنة.
2. خذ نسخة احتياطية كاملة من قاعدة البيانات.
3. راجع القوائم المالية النهائية (قائمة الدخل والميزانية).
4. نفّذ إقفال الفترة من البرنامج؛ يُنشئ فترة جديدة بقيد افتتاحي يحمل الأرصدة.
5. تأكد في الفترة الجديدة أن الأرصدة الافتتاحية (خزائن، بنوك، عملاء، موردون، مخزون) مطابقة لأرصدة آخر السنة.

في البرنامج

• اسأل المساعد الذكي: «جاهزين نقفل الشهر؟» يجمع كل البنود السابقة في رد واحد، و«مراجعة القيود» و«إيه اللي لسه ماترحّلش؟».
• أدوات الإقفال والنسخ الاحتياطي: أدوات النظام. التقارير: التقارير المالية والمحاسبية.