طلبات المتجر الإلكتروني: المتابعة والتجهيز والشحن

قبل البدء

جهّز البيانات التالية لكي تظهر الطلبات وإيصالات الشحن كاملة:

1. الدول والمحافظات والمدن وشركات الشحن: يجب أن تكون شركة الشحن نشطة لتظهر في التقرير.
2. عناوين الشحن للعملاء، لأن أمر بيع المتجر لا يُحفظ بدون عنوان شحن وشركة شحن وطريقة سداد (راجع بيانات الشحن في أمر البيع).
3. طابعة الباركود (الملصقات) في إعدادات البرنامج، لأن إيصال الشحن يُطبع عليها مباشرة.
4. رسائل SMS الجاهزة ومزوّد الخدمة، إذا أردت إبلاغ العملاء برسائل نصية.

دورة طلب المتجر من الاستلام إلى التوصيل

1. الاستلام: يظهر الطلب الجديد في متابعة امر بيع - ECommerce بحالة Pending. تفتح الشاشة افتراضيًا على هذه الطلبات، وتتحدث تلقائيًا كل دقيقتين.
2. المراجعة: انقر نقرًا مزدوجًا على رقم الطلب لفتحه، وتأكد من الأصناف والعنوان وحالة الدفع.
3. بدء التجهيز: غيّر حالة الطلب إلى قيد التجهيز (انظر تغيير حالة الطلب). عندها فقط تظهر أصنافه في شاشة التحضير.
4. التجهيز في المخزن: في تحضير الاصناف - امر البيع يحدد أمين المخزن ما جهّزه بزر Done، أو ما لم يتوفر بزر Not Done.
5. الفاتورة: أصدر فاتورة البيع من الطلب، فتُستورد بياناته وأصنافه تلقائيًا.
6. الشحن: اطبع إيصال الشحن وألصقه على الطرد، ثم غيّر الحالة إلى تم الشحن.
7. التوصيل: عند استلام العميل للطرد غيّر الحالة إلى تم التوصيل، وعلّم الفاتورة Delivered في تقرير فواتير شركات الشحن.

قائمة طلبات المتجر (متابعة امر بيع - ECommerce)

افتحها من قائمة المبيعات: متابعة امر بيع - ECommerce. تعرض طلبات المتجر فقط، الأحدث أولًا.

التصفية والبحث

أعمدة القائمة

تغيير حالة الطلب

1. حدد طلبًا أو أكثر في القائمة. يمكنك تحديد عدة طلبات لتغيير حالتها دفعة واحدة.
2. اضغط زر تغيير الحالة (أيقونة الأسهم)، فتظهر لوحة تغيير حالة وفيها الحالة الحالية للطلب المحدد.
3. اختر الحالة الجديدة واكتب ملاحظات إن وجدت. عند اختيار تم التأجيل يظهر حقل تاريخ التأجيل، وتُحفظ الملاحظات كسبب للتأجيل.
4. فعّل SMS إذا أردت إبلاغ العميل برسالة: «تأكيد: طلبك رقم #... تم تغيير حالته الى ...».
5. اضغط OK. تتغير الحالة، ويُسجَّل التغيير في سجل تتبع الطلب بالتاريخ والملاحظات.

إصدار الفاتورة من الطلب

1. حدد الطلب في القائمة.
2. اضغط زر Sales invoice (تلميح الزر). تُفتح فاتورة بيع جديدة، وفيها بيانات الطلب وأصنافه.
3. راجع الفاتورة واحفظها. يظهر رقمها بعد التحديث في عمود InvoiceCode.

أما زر ECommerce order فيفتح الطلب نفسه للعرض أو التعديل، وهو مثل النقر المزدوج على رقم الطلب. تفاصيل شاشة الطلب في أوامر البيع وعروض الأسعار.

طباعة إيصال الشحن

1. حدد طلبًا واحدًا فقط في القائمة.
2. اضغط زر الطابعة الجانبي (تلميحه Print Shipping Address).
3. أجب بـ«نعم» على السؤال هل تريد طباعة السند؟.

يُطبع الإيصال بمقاس A5 مباشرة على طابعة الباركود دون معاينة، ويحتوي على:

• شعار الشركة واسمها وهاتفها.
• رقم الطلب وتاريخه، وشركة الشحن ورقم الشحنة.
• اسم المستلم وهاتفه، والدولة والمحافظة والمدينة والعنوان والعنوان المختصر.
• الإجمالي والضريبة والصافي، وطريقة الدفع (COD أو OnLine) ليعرف المندوب إن كان سيحصّل المبلغ.
• رمز QR لموقع العميل على الخريطة، ورمز QR لموقع المتجر.

زر طباعة في شريط الأدوات العلوي يطبع القائمة كما تظهر على الشاشة، وليس إيصال الشحن.

إرسال رسالة SMS للعميل

1. حدد الطلب، واضغط زر SMS. تظهر لوحة ارسال SMS وفيها هاتف المستلم تلقائيًا في رقم الهاتف.
2. اختر عنوان الرسالة من الرسائل الجاهزة، فيُملأ محتوى الرسالة، أو اكتب نصًا جديدًا.
3. اضغط زر ارسال SMS.

اضغط زر SMS مرة أخرى لإخفاء اللوحة دون إرسال.

تجهيز الأصناف في المخزن (تحضير الاصناف - امر البيع)

تعرض هذه الشاشة أصناف أوامر البيع وطلبات المتجر التي حالتها قيد التجهيز، صنفًا في كل سطر، ليجمعها أمين المخزن من الرفوف. افتحها من قائمة أوامر المخازن: تحضير الاصناف - امر البيع.

الفلاتر

• المخزن: تعرض الشاشة أصناف مخزن واحد في كل مرة، فاختر المخزن الذي تجهّز منه.
• الفرع ومن / إلى: الفترة تبدأ بالشهر الحالي.
• حالة التجهيز: Waiting (لم تُجهز بعد، الافتراضي)، أو Done (تم تجهيزها)، أو Not Done (لم تتوفر).
• البحث: Customer.* بالعميل أو المخزن أو اسم الصنف أو المندوب، أو No برقم الطلب.

الأعمدة: No، التاريخ، الاسم، مندوب، الفئة، كود، الصنف، الوحدة، الكمية، المخزن، Notes، وLocation وهو مكان الصنف في المخزن لتسهيل الوصول إليه.

خطوات التجهيز

1. اختر المخزن واترك الحالة على Waiting.
2. اجمع الأصناف حسب عمود Location.
3. إذا وجدت كمية أقل من المطلوب، عدّل خانة الكمية في السطر. يمكنك تقليل الكمية فقط، ويُعاد حساب الخصم والضريبة للسطر تلقائيًا.
4. حدد الأسطر المجهزة (أو فعّل SelectAll لتحديدها كلها)، ثم اضغط Done وأكّد. تنتقل الأسطر إلى حالة Done، ويُعاد حساب إجمالي الطلب إذا عدّلت الكمية.
5. للأصناف غير المتوفرة، حددها واضغط Not Done.

للانتقال إلى الطلب، انقر نقرًا مزدوجًا على رقمه في عمود No. وتوجد شاشة مماثلة لأوامر الشراء باسم تحضير الاصناف - امر الشراء.

قائمة أوامر البيع العادية (ادارة اوامر البيع)

تعمل هذه القائمة مثل قائمة طلبات المتجر، بنفس الفلاتر ولوحة تغيير حالة وزري فتح الأمر وإصدار الفاتورة، لكنها لأوامر البيع العادية. وتضيف ما يلي:

• أعمدة Added Date وAdded By وLast Update وUpdated By لمعرفة من أنشأ الأمر ومن عدّله.
• يتلوّن سطر الأمر بلون فاتح عند الانتهاء من كل أصنافه في شاشة التحضير، أي لم يعد فيه صنف بحالة Waiting.
• لا يمكن اختيار تم التوصيل يدويًا من لوحة تغيير الحالة، لأنها تُضبط تلقائيًا عند تنفيذ الأمر بالكامل.

تُستخدم الشاشة نفسها أيضًا لـادارة اوامر الشراء وادارة اوامر مرتجع بيع وادارة اوامر التحويلات.

أذونات التحويل قيد التسليم

شاشة اذونات تحويل قيد التسليم في قائمة المخازن تعرض أذونات التحويل بين المخازن التي خرجت من المخزن المصدر ولم يُستلم مقابلها بعد في المخزن المستلم. استخدمها لمتابعة البضاعة التي في الطريق بين الفروع. تفاصيل التحويل نفسه في المخازن.

• الأعمدة: No، التاريخ، مخزن صادر، فرع صادر، مخزن وارد، فرع وارد، القيمة. ويظهر في الأسفل اجمالى قيمة الأذونات المعروضة.
• التصفية بالفرع والفترة. البحث بنوع Customer.* يبحث باسم الفرع الصادر أو الوارد، ونوع No يبحث برقم الإذن.
• يختفي الإذن من القائمة تلقائيًا بعد تسجيل استلامه.

تقرير فواتير شركات الشحن

من تقارير الفواتير افتح تقرير فواتير شركات الشحن. يعرض فواتير البيع (أو المرتجع) التي لها شركة شحن، ومنه تعلّم الفواتير التي وصلت للعميل.

لوحة «تصفيه البيانات»

اضغط زر العرض (أيقونة البحث) أو Enter. الأعمدة: رقم الفاتورة، والتاريخ، والعميل، والمندوب، والإجمالي، والعملة، والقيمة بالعملة المحلية، وشركة الشحن، ورقم الشحن، وت الشحن، وبيانات المستلم، ومن أضاف الفاتورة وعدّلها. ويظهر في الأسفل اجمالى الفواتير المعروضة بالعملة المحلية.

تعليم الفواتير كمسلّمة

1. اختر Not delivered في فلتر حالة التسليم واعرض التقرير.
2. حدد الفواتير التي استلمها العملاء.
3. اضغط زر Delivered أسفل الشاشة وأكّد. تختفي الفواتير من القائمة لأنها أصبحت مسلّمة.

للتراجع عن تعليم خاطئ، اختر Delivered في الفلتر، فيتحول الزر إلى Not delivered، ثم حدد الفاتورة واضغطه.

انقر نقرًا مزدوجًا على أي فاتورة لفتحها. وزر الطابعة يعرض تقرير الفواتير الظاهرة للطباعة.

الأزرار والاختصارات

الرسائل الشائعة

أسئلة متكررة