المخازن وأذون المخازن والتحويل بين المخازن
تبدأ إدارة المخزون في Ezees ERP بشاشة المخازن (من القائمة: تعريف مخزن)، ثم تُسجَّل حركة البضاعة التي لا تمر بفاتورة من خلال اذن مخزن، وتنتقل البضاعة بين المخازن عبر اذن تحويل مباشر أو اذن تحويل غير مباشر يليه اذن استلام تحويل. أما مطابقة الرصيد الفعلي بالدفتري فلها صفحة مستقلة: تسوية الجرد.
قبل البدء
- عرّف الفروع أولًا، فكل مخزن يتبع فرعًا واحدًا.
- عرّف الأصناف ووحداتها وأسعار التكلفة؛ فالأذون تقرأ السعر من بطاقة الصنف.
- إذا كانت شركتك تعمل بنظام المخزون المستمر، تأكد من ضبط حسابات المخزون الافتراضية في الدليل المحاسبي، لأن بعض الأذون تُنشئ قيودًا تلقائية.
تعريف المخازن
الشاشة مقسمة إلى قائمة بالمخازن الحالية وبطاقة إدخال فيها تبويبان: بيانات اساسية والمستخدمين.
إضافة مخزن
- افتح المخازن واضغط جديد.
- اكتب اسم المخزن واختر الفرع، وأكمل العنوان والتليفون وامين المخزن وملاحظة إن رغبت.
- حدد الحالة (نشط / غير نشط) والافتراضى (نعم / لا).
- إذا كان تحديد المستخدمين لكل مخزن مفعّلًا، افتح تبويب المستخدمين وضع علامة أمام كل مستخدم مسموح له بالتعامل مع هذا المخزن.
- اضغط حفظ. يظهر المخزن في القائمة، وتُحدَّث قوائم المخازن في الشاشات المفتوحة.
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| المخزن | اسم المخزن، وهو إلزامي ولا يتكرر عند الإضافة. |
| الفرع | الفرع الذي يتبعه المخزن. لا يمكن تغييره بعد تسجيل أي حركة على المخزن. |
| الافتراضى | المخزن الذي يُختار تلقائيًا في الأذون. مخزن افتراضي واحد فقط لكل فرع؛ اختيار مخزن جديد كافتراضي يلغي السابق. المخزن الافتراضي يكون نشطًا دائمًا. |
| الحالة | المخزن غير النشط لا يظهر في قوائم الأذون، ويظهر في القائمة باللون الرمادي. |
| Online Ecommerce | المخزن الذي يُعرض رصيده في المتجر الإلكتروني. مخزن واحد فقط لكل فرع. |
| تبويب المستخدمين | يعمل فقط عند تفعيل تحديد المستخدمين مع المخازن من الاعدادات العامة. المستخدم غير المحدد لا يستطيع حفظ أذون على هذا المخزن. |
في القائمة يظهر المخزن الافتراضي باللون الأخضر والمخزن غير النشط باللون الرمادي. اختر مخزنًا من القائمة لعرض بياناته وتعديلها، واستخدم مربع بحث للبحث بالاسم، وطباعة لطباعة القائمة.
الحذف: لا يُحذف مخزن عليه أي حركة. إذا ضغطت حذف ولم تظهر رسالة تم الحذف بنجاح فالمخزن مستخدم؛ اجعله غير نشط بدلًا من حذفه.
عند تعديل اسم مخزن قائم لا يتحقق البرنامج من تكرار الاسم، فاحرص على ألا تستخدم اسم مخزن آخر حتى لا تختلط التقارير.
ما تشترك فيه شاشات الأذون
شاشات اذن مخزن واذن تحويل مباشر واذن تحويل غير مباشر متشابهة في طريقة العمل:
شريط الأدوات والاختصارات
| الأمر | الاختصار | العمل |
|---|---|---|
| جديد | F1 | تفريغ الشاشة لإذن جديد برقم تلقائي. |
| حفظ | F2 | حفظ الإذن. بعد حفظ إذن جديد يسألك البرنامج: هل ترغب فى طباعة هذا السجل. |
| طباعة | F4 | طباعة الإذن المعروض. خيار نمط متطور (إن ظهر) يطبع نموذجًا يتضمن الأسعار. |
| تحديث | F5 | إعادة تحميل المخازن والأصناف. |
| حذف | F6 | إذا كان التركيز على سطر في جدول الأصناف يحذف السطر، وإلا يحذف الإذن كله بعد التأكيد. |
| سطر الإدخال السريع | Insert أو F3 | ينقلك إلى السطر الفارغ أسفل جدول الأصناف لإضافة صنف مباشرة. |
| قيد محاسبى | — | عرض القيد المرتبط بالإذن إن وُجد. |
| Attachment | — | إرفاق مستندات بالإذن بعد حفظه. |
إضافة الأصناف
- بالكود أو الباركود: اكتب أو امسح الكود في حقل كود؛ يُختار الصنف وتُضبط الوحدة تلقائيًا إذا كان الباركود خاصًا بوحدة معينة، وتصبح الكمية 1. عدّل الكميه ثم اضغط Enter للإضافة.
- بالبحث: اكتب حرفين على الأقل من اسم الصنف في حقل الصنف واختر من النتائج. يمكنك تضييق النتائج باختيار الفئه أولًا.
- سطر الإدخال السريع: اضغط Insert واكتب الكود أو جزءًا من الاسم ثم Enter. لكتابة الكمية مع الكود استخدم الصيغة
5*الكود. - من ملف Excel: اضغط زر Excel Import، ثم زر
...لاختيار الملف، واختر الورقة، ثم أضف البيانات. يجب أن يحتوي الملف على الأعمدةNameوCodeوPriceوQty، ويمكن إضافةUnitوNotes. الأصناف غير الموجودة تُتجاهل وتظهر رسالة Check Log Error file,Some items not exist. - إضافة نفس الصنف مرة أخرى بنفس الوحدة وتاريخ الصلاحية تزيد كميته في السطر نفسه حسب إعدادات النظام، ولا تُنشئ سطرًا جديدًا.
- عند اختيار صنف يظهر رصيده في المخزن المحدد بجانب الكمية (حسب صلاحياتك).
- إذا كانت الصلاحية مفعلة، اختر تاريخ الصلاحية من القائمة ت.خ (تظهر فيها التواريخ التي لها رصيد فقط). وإذا كانت الأرقام التسلسلية مفعلة، أدخلها من زر الأرقام التسلسلية قبل الإضافة؛ يجب أن يساوي عددها الكمية.
يمكنك تعديل الكميه مباشرة داخل الجدول. أسفل الشاشة يظهر عدد القطع واجمالى الاذن.
أزرار إضافية تحت الجدول
- طباعة الباركود: يفتح شاشة الباركود محمّلة بأصناف الإذن وكمياتها.
- اضافة فاتورة بيع بقائمة الاصناف / اضافة فاتورة شراء بقائمة الاصناف / اضافة فاتورة مرتجع بيع / اضافة فاتورة مرتجع شراء: تفتح فاتورة جديدة تحتوي على أصناف الإذن نفسها لتوفير وقت الإدخال.
البحث عن إذن سابق
- اكتب رقم الإذن في مربع بحث بأعلى الشاشة، واختر من القائمة المجاورة البحث بـرقم الاذن أو مسلسل دفترى.
- للبحث المتقدم افتح لوحة البحث (نقر مزدوج على مربع البحث) وحدد الفترة من / الى والمخزن والمستخدم والحالة (معتمد / غير معتمد)، ثم انقر نقرًا مزدوجًا على الإذن في النتائج لفتحه.
الاعتماد وأثره على الرصيد
في كل إذن مفتاح معتمد / غير معتمد. قد يكون مفعلًا تلقائيًا حسب صلاحياتك.
- رصيد المخزن يحتسب الأذون المعتمدة فقط. الإذن غير المعتمد محفوظ لكنه لا يغيّر الرصيد حتى يُعتمد.
- الإذن المعتمد لا يمكن تعديله أو حذفه. لتعديله يلغي المستخدم المخوَّل الاعتماد ويحفظ، ثم يعدّل.
- في نظام المخزون المستمر تُنشأ القيود المحاسبية للأذون عند اعتمادها، ويمكن عرضها من زر قيد محاسبى.
اذن مخزن
يُستخدم لتسجيل حركة بضاعة لا تمر بفاتورة بيع أو شراء. اختر نوع الإذن من حقل نوع:
| النوع | أثره على المخزن | متى يُستخدم |
|---|---|---|
| وارد | يزيد الرصيد | استلام بضاعة بدون فاتورة شراء، مثل عينات أو إنتاج داخلي. |
| صادر | ينقص الرصيد | صرف بضاعة للاستخدام الداخلي أو لجهة ما بدون فاتورة بيع. |
| تالف | ينقص الرصيد | إخراج البضاعة التالفة أو الهالكة. |
| رصيد افتتاحى | يزيد الرصيد | إدخال أرصدة بداية التشغيل أو بداية السنة. يجب أن يكون للصنف سعر تكلفة أكبر من صفر. |
تسجيل اذن مخزن
- افتح اذن مخزن واضغط جديد (F1).
- اختر نوع الإذن أولًا (يتغير رقم الإذن حسب النوع)، ثم المخزن والتاريخ.
- اختياريًا: اكتب م دفترى (رقم الإذن الورقي)، وملاحظات، واختر الاسم (عميل أو مورد مرتبط بالحركة) بالضغط على الحقل أو F9.
- أضف الأصناف كما في إضافة الأصناف.
- حدد معتمد إذا كنت تريد أن يؤثر الإذن على الرصيد فورًا، ثم اضغط حفظ (F2).
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| رقم | يُولَّد تلقائيًا ويسبقه حرف يميز نوع الإذن. |
| م دفترى | رقم المستند الورقي، ولا يجوز تكراره لنفس النوع. |
| ح مدين / ح دائن | تظهر في نظام المخزون المستمر فقط، وتُملأ تلقائيًا حسب النوع. يمكنك تغيير الحساب بزر .... لا تتركهما فارغين، وإلا يُرفض حفظ إذن التالف. |
| م تكلفة / المشروع | تظهر حسب إعدادات الشركة لتحميل الحركة على مركز تكلفة أو مشروع. |
| استيراد / PO | اكتب رقم أمر بيع (لأذون الصادر والتالف) أو أمر شراء (لأذون الوارد) واضغط الزر لجلب أصنافه وكمياته. بعد الاستيراد تُقفل لوحة إضافة الأصناف، ويمكن تعديل الكميات في الجدول بحيث لا تتجاوز كمية الأمر. |
من القائمة تتوفر أيضًا نسخ خاصة من الشاشة: اذن مخزن - LW واذن مخزن - LWH للأصناف التي تُحسب بالطول والعرض (م²) أو بالطول والعرض والارتفاع (م³)، حيث تظهر أعمدة L وW وH في الجدول. واذن مخزن صرف مواد نسخة بدون نوع الرصيد الافتتاحي مخصصة لصرف المواد على المشروعات.
لا تغيّر نوع الإذن بعد إضافة الأصناف؛ اختر النوع أولًا ثم أضف الأصناف حتى تُعرض تواريخ الصلاحية والأرصدة الصحيحة.
اذن تحويل مباشر
ينقل البضاعة بين مخزنين في نفس الفرع في خطوة واحدة: يُخصم من المخزن المصدر ويُضاف إلى المخزن المستلم بنفس التاريخ.
- افتح اذن تحويل مباشر واضغط جديد (F1).
- اختر المخزن المصدر في من والمخزن المستلم في الى، وحدد التاريخ.
- أضف الأصناف والكميات. يظهر رصيد الصنف في المخزن المصدر لتتأكد من كفايته.
- اضغط حفظ (F2).
- لا يمكن التحويل من مخزن إلى نفسه.
- إذا كان النظام لا يسمح بالرصيد السالب، يُرفض الحفظ إذا لم يكفِ رصيد المخزن المصدر، ويُلوَّن الصنف المسبب باللون الوردي.
- حقل استيراد (F9) يفتح قائمة امر تحميل مخازن لتختار أمرًا غير مغلق فتُجلب أصنافه، ويُقفل لوحة إضافة الأصناف بعدها.
- بعد الحفظ لا يمكن تغيير المخزنين في الإذن؛ للتغيير احذف الإذن وسجّل إذنًا جديدًا.
- تتوفر أيضًا اذن تحويل مباشر - LW واذن تحويل مباشر - LWH للأصناف المقاسة بالمساحة أو الحجم.
اذن تحويل غير مباشر
يُستخدم لنقل البضاعة إلى مخزن في فرع آخر، أو عندما تحتاج إلى تأكيد الاستلام من الطرف المستلم. يتم على مرحلتين:
- الإرسال: يُسجَّل اذن تحويل غير مباشر فيُخصم الرصيد من المخزن المصدر، وتعتبر البضاعة «في الطريق».
- الاستلام: يُسجِّل الفرع المستلم اذن استلام تحويل فيُضاف الرصيد إلى مخزنه.
تسجيل التحويل
- افتح اذن تحويل غير مباشر واضغط جديد.
- اختر من مخزن (من مخازن فرعك الحالي) واختر المخزن المستلم في الى (يمكن أن يكون في أي فرع).
- أضف الأصناف والكميات، واكتب ملاحظات للطرف المستلم إن لزم.
- اجعل الإذن معتمد ثم احفظ. التحويل غير المعتمد لا يظهر للفرع المستلم.
بعد أن يُسجَّل اذن الاستلام لا يمكن تعديل التحويل أو حذفه، وتظهر رسالة عفو هذا السجل مرتبط بسجلات اخرى لا يمكن تعديله. لذلك راجع الكميات جيدًا قبل الاعتماد.
اذن استلام تحويل
تُستخدم في الفرع المستلم لإدخال بضاعة تحويل غير مباشر إلى المخزن.
- افتح اذن استلام تحويل واضغط جديد.
- اضغط زر امر استلام. تظهر قائمة بالتحويلات المعتمدة الموجهة إلى مخازن فرعك ولم تُستلم بعد (الرقم، والتاريخ، والفرع والمخزن المرسِل والمستلم).
- اختر التحويل؛ تُملأ المخازن والفروع والملاحظات والأصناف تلقائيًا.
- حدد التاريخ، ويجب ألا يكون قبل تاريخ التحويل.
- اضغط حفظ. يُضاف الرصيد إلى المخزن المستلم.
| العنصر | الوصف |
|---|---|
| من / الى | المخزن المرسِل والمخزن المستلم، مع اسم فرع كل منهما. لا يمكن تغييرهما. |
| كمية واردة / كمية فعلية | الكمية المرسلة في التحويل والكمية التي ستدخل المخزن. |
| اجمالى متوقع / صافى الاذن / اجمالى الفارق | قيمة البضاعة المرسلة والمستلمة والفرق بينهما، وتظهر حسب صلاحياتك. |
في الإصدار الحالي يُستلم التحويل بكامل الكمية المرسلة. إذا وصلت كمية أقل أو تالفة، سجّل الاستلام كاملًا ثم سجّل اذن مخزن من نوع تالف أو صادر بالكمية الناقصة، واكتب رقم التحويل في الملاحظات.
- لا يمكن استلام نفس التحويل مرتين: اذن الصادر تم استخدامه مسبقا.
- يكون اذن الاستلام معتمد افتراضيًا؛ لتعديله أو حذفه بعد الحفظ يجب إلغاء اعتماده أولًا.
- عند حذف اذن الاستلام يعود التحويل إلى قائمة التحويلات المنتظرة.
التعديل والحذف
- افتح الإذن بالبحث، ثم عدّل وأعد الحفظ. لا يمكن تغيير المخزن أو رقم الإذن بعد الحفظ.
- حذف سطر من إذن محفوظ يجعل كميته صفرًا ويختفي عند الحفظ.
- لا يمكن تعديل أو حذف إذن معتمد، أو إذن في فترة مالية مغلقة، أو إذن من سنة مالية سابقة.
- عند الحذف يتحقق البرنامج من أن حذف الإذن لن يجعل رصيد أي صنف سالبًا (مثل حذف اذن وارد صُرفت بضاعته).
- إذا أغلقت الشاشة وفيها أصناف لم تُحفظ يسألك البرنامج: يوجد لديك بيانات لم يتم حفظها بعد . هل تريد الخروج فعليا؟
الرسائل الشائعة
| الرسالة | المعنى وما تفعله |
|---|---|
| من فضلك أختر اسم الفرع | في شاشة المخازن: اختر فرع المخزن. |
| هذا السجل موجود مسبقا | اسم المخزن مستخدم من قبل. |
| ادخل المخزن ونوع الاذن / من فضلك ادخل البيانات المطلوبة | لم تختر المخزن أو نوع الإذن أو أحد مخزني التحويل. |
| ادخل الاصناف | الإذن لا يحتوي على أصناف بكميات أكبر من صفر. |
| من فضلك اختر اسم صنف صحيح وادخل الكمية بشكل صحيح | اختر صنفًا من النتائج واكتب كمية أكبر من صفر قبل الإضافة. |
| لا يمكن التحويل من والى نفس المخزن | اختر مخزنًا مختلفًا في الى. |
| رصيد الصنف فى المخزن لايكفى لاتمام هذه العملية حيث انه لا يمكن ان يكون اقل من الصفر | قلل الكمية للصنف الملوَّن بالوردي، أو سجّل الوارد أولًا واعتمده. |
| عفوا هذا المستخدم لم يصرح له بعد بالتعامل مع هذا المخزن | أضف المستخدم في تبويب المستخدمين بشاشة المخازن. |
| التاريخ المحدد خارج نطاق الفترة المحاسبية | غيّر تاريخ الإذن ليقع داخل الفترة المفتوحة. |
| عفوا.هذا السجل مرحل لا يمكن تعديله او حذفه | الإذن معتمد. ألغِ الاعتماد أولًا إن كانت لديك الصلاحية. |
| عفو هذا السجل مرتبط بسجلات اخرى لا يمكن تعديله | التحويل غير المباشر تم استلامه بالفعل. |
| اذن الصادر تم استخدامه مسبقا | هذا التحويل له اذن استلام سابق. |
| عفوا تاريخ اذن الاستلام يجب ان يكون لاحق لتاريخ اذن التحويل | اجعل تاريخ الاستلام في يوم التحويل أو بعده. |
| عفوا المسلسل الدفترى مسجل سابقا | رقم م دفترى مستخدم في إذن آخر من نفس النوع. |
| عفوا قيمة الصنف يجب انت تكون اعلى من صفر | في الرصيد الافتتاحي: أدخل سعر تكلفة للصنف في بطاقته أولًا. |
| عفوا تأكد من بياناتك أولا | بيانات ناقصة، مثل عدم تحديد ح مدين أو ح دائن، أو ملف Excel بدون الأعمدة المطلوبة. |
| عفوا هذا الصنف مطلوب ادخال الرقم التسلسلي له | أدخل الأرقام التسلسلية للصنف قبل الإضافة أو الحفظ. |
| عفوا عدد الارقام المسلسله المدخله لهذا الصنف لا تتساوى مع الكميه المطلوبه | عدد الأرقام التسلسلية يجب أن يساوي الكمية. |
| عفوا الامر المطلوب مغلق / عفوا المستند مغلق | الأمر الذي تحاول استيراده مغلق. |
| الصنف غير موجود، اختر من نتائج البحث | في سطر الإدخال السريع: الكود غير صحيح؛ اختر الصنف من القائمة. |
| عفوا هذا الاذن مرحل من سنة مالية سابقة لا يمكن تعديله | الإذن منقول من سنة سابقة ولا يُعدّل. |
أسئلة شائعة
ما الفرق بين التحويل المباشر وغير المباشر؟
المباشر بين مخزنين في نفس الفرع ويُنفَّذ فورًا. غير المباشر يُخرج البضاعة من المخزن المصدر، ولا تدخل المخزن المستلم إلا بعد تسجيل اذن استلام تحويل، ويصلح للتحويل بين الفروع.
حفظت الإذن ولم يتغير رصيد الصنف، لماذا؟
الإذن غير معتمد. الرصيد يحتسب الأذون المعتمدة فقط؛ افتح الإذن وفعّل معتمد ثم احفظ.
لا يظهر التحويل في قائمة «امر استلام»، لماذا؟
تأكد من أن التحويل معتمد، وأنه لم يُستلم من قبل، وأنك تعمل على نفس الفرع الذي يتبعه المخزن المستلم.
هل يُنشئ اذن المخزن قيدًا محاسبيًا؟
في نظام المخزون المستمر فقط وعند اعتماد الإذن: أذون التالف دائمًا، وأذون الوارد والصادر والتحويل غير المباشر إذا كانت قيودها مفعلة في الإعدادات. التحويل المباشر لا يُنشئ قيدًا.
كيف أدخل أرصدة أول المدة؟
من اذن مخزن اختر النوع رصيد افتتاحى، وتأكد من وجود سعر تكلفة لكل صنف.