الربط مع منظومة الفاتورة والإيصال الإلكتروني – مصلحة الضرائب المصرية

قبل البدء: المتطلبات

على بوابة مصلحة الضرائب

1. رقم التسجيل الضريبي للشركة (9 أرقام)، وكود النشاط المسجل لها لدى المصلحة.
2. تسجيل نظام ERP على بوابة المنظومة. تحصل منه على Client ID وClient Secret الخاصين بالفواتير.
3. توكن التوقيع الإلكتروني (USB) من جهة معتمدة، مع رقمه السري (PIN). ثبّت تعريف التوكن على الجهاز الذي يرسل الفواتير، واترك التوكن متصلًا أثناء الإرسال.
4. للإيصال الإلكتروني فقط: تسجيل نقطة البيع (POS) على المنظومة. تحصل منه على Client ID وClient Secret خاصين بالإيصال، ورقم POS Serial، وبيانات نظام التشغيل، وPre-shared key.

داخل Ezees ERP

• بيانات الفرع: الدولة، والمحافظة، والمدينة، والشارع، ورقم المبنى. هذا هو عنوان المُصدر في الفاتورة. أي حقل فارغ يُرسل بقيمة افتراضية (Cairo أو NA أو 0)، فأكمل البيانات.
• العملاء: نوع - ETA (شركة B، أو شخص P، أو أجنبي F)، والرقم الضريبي، والمحافظة والمدينة والشارع ورقم المبنى. راجع الرقم الضريبي والفاتورة الإلكترونية.
• الأصناف: تبويب Tax Info في بطاقة الصنف: نوع الكود، وكود الصنف الضريبي، والوصف بالعربية والإنجليزية، والاسم الإنجليزي. وكود التصنيف GPC في مجموعة الصنف.
• الوحدات: لكل وحدة كود وحدة معتمد من المصلحة (مثل EA أو KGM)، لأنه يُرسل مع كل سطر.
• الفواتير: البرنامج يقرأ الفواتير المرحّلة فقط. راجع الفاتورة الإلكترونية والترحيل.

البرنامج يعمل على فرع المستخدم الذي سجّل الدخول. الإعدادات تُحفظ لكل فرع على حدة، وقوائم الفواتير تعرض فواتير هذا الفرع.

الشاشة الرئيسية وأزرارها

بعد تسجيل الدخول تفتح شاشة E Invoice. يطلب البرنامج رمز الدخول من المنظومة تلقائيًا ويعرض النتيجة، ثم يفتح شاشة الإحصائيات. يظهر اسم قاعدة البيانات أسفل الشاشة (DB:).

شاشة الإعدادات والتوكن

من زر اعدادات، في مجموعة Tax Con.:

1. اختر Test في البداية وجرّب الإرسال.
2. اضغط Save. تظهر Update Succssefully ...!!، ثم يطلب البرنامج رمز دخول جديدًا ويعرض النتيجة.
3. بعد نجاح التجربة، غيّر إلى Live واحفظ.

رقم سر التوكن ومفاتيح الربط سرية. لا تشاركها، ولا تُدخلها إلا في هذه الشاشة. لاحظ أن مفتاح سرى -ايصال وpresharedkey يُحفظان بدون تشفير، فاحمِ قاعدة البيانات.

في مجموعة DB تختار اللغة (عربي / English) ثم تضغط Save. باقي إعدادات الخادم هنا تُعرض فقط. لإعداد الاتصال بالخادم راجع الإعدادات.

رمز الدخول (Token)

لكل عملية مع المنظومة يحتاج البرنامج رمز دخول مؤقت يحصل عليه بمعرف العميل والمفتاح السري.

• عند فتح البرنامج يُطلب رمز الفواتير تلقائيًا: Token Generated Succssefully ...!! يعني النجاح، وNot Token Generate ...!! يعني الفشل. راجع معرف العميل والمفتاح السري وLive/Test والاتصال بالإنترنت.
• الرمز صالح لفترة محدودة. إذا تركت البرنامج مفتوحًا مدة طويلة وفشل الإرسال، اضغط EInvoice TokenRefresh.
• رمز الإيصالات لا يُطلب تلقائيًا. اضغط Rec TokenRefresh قبل إرسال الإيصالات.

تكويد الأصناف (GS1 / EGS)

كل سطر في الفاتورة الإلكترونية يحمل كود صنف معتمد من المصلحة:

• GS1: الباركود الدولي المسجل للمنتج.
• EGS: كود داخلي تطلبه الشركة من المنظومة، ويكون غالبًا بالشكل EG-رقم التسجيل-كودك الداخلي. يرتبط بكود تصنيف GPC (الكود الأساسي).

طلب الكود يُرسل للمصلحة، وتعتمده (Approved) أو ترفضه (Rejected). لا تستخدم كودًا في الفواتير قبل اعتماده.

ربط أصناف البرنامج بالأكواد

اكتب الكود الضريبي للصنف في تبويب Tax Info ببطاقة الصنف (انظر الأصناف). هذا الكود هو ما يُرسل في الفاتورة، ومنه يتم الربط بين الصنف وطلب الكود.

ارسال اصناف (من بطاقات الأصناف)

1. افتح ارسال اصناف. في البحث اختر الحالة: Not Sent (لم تُرسل)، أو Submitted، أو Approved. ويمكنك التصفية بـالمجموعة أو اسم المورد بعد تفعيلهما.
2. اضغط زر البحث، ثم حدد الأصناف من عمود اضافة.
3. اضغط ارسال. يُنبهك البرنامج: سيتم تجاهل الاصناف التى لا تحتوى على Name En - Category GPC - ItemTax Code. اضغط Yes.
4. الأصناف المقبولة تصبح حالتها Submitted. والأصناف المرفوضة يظهر سبب رفض كل منها في رسالة مستقلة.

تكويد اصناف (إدخال يدوي)

1. اختر نوع الكود: EGS أو GS1.
2. املأ كود التصنيف GPC، وتكويد الصنف، واسم الصنف عربي، واسم الصنف انجليزي، ووصف للمنتج عربي، ووصف للمنتج انجليزي. كل الحقول إلزامية، وإذا ترك أحدها فارغًا لا يُضاف السطر ولا تظهر رسالة.
3. اضغط اضافة. نقر مزدوج على سطر يعيده إلى الحقول للمراجعة، وعمود حذف يحذفه.
4. اضغط ارسال. عند النجاح تظهر Send Succssefully ...!!، ويُربط الطلب بالصنف الذي له نفس الكود الضريبي.

في هذه الشاشة لا تظهر أسباب رفض الأكواد عند الإرسال. تابعها من الاصناف المرسلة.

الاصناف المرسلة (متابعة الطلبات)

1. اختر الحالة (Approved أو Submitted أو Rejected) ورقم الصفحة، ثم اضغط تحميل. يظهر عدد الاصناف وعدد الصفحات.
2. اضغط تزامن البيانات الداخلية لنقل حالة كل طلب وسبب رفضه إلى بطاقة الصنف المرتبطة به.

إرسال الفواتير والإشعارات

1. افتح ارسال فواتير. في النوع اختر البيع (فاتورة I) أو المرتجع بيع (إشعار دائن C).
2. حدد الفترة من / الى (الافتراضي آخر 7 أيام). ولتصفية فواتير عنوان معين فعّل عنوان واختره.
3. في الحالة اختر Not Sent لعرض الفواتير التي لم تُرسل، ثم اضغط زر البحث.
4. انقر على أي فاتورة لتظهر أصنافها في الجدول السفلي. راجع كود الصنف الضريبي وكود الوحدة.
5. حدد الفواتير المطلوبة من عمود اضافة. تتحدث اجمالى الفاتورة واجمالى الضريبة وضريبة خصم للمحدد فقط (بالعملة المحلية).
6. اضغط ارسال. تُرسل كل الفواتير المحددة في دفعة واحدة. عند النجاح تظهر تم الارسال بنجاح، وتصبح حالة الفواتير المقبولة Submitted.
7. بعد دقائق، اختر الحالة Submitted واضغط Update Invoices. يسأل البرنامج المنظومة في الخلفية عن نتيجة الفحص، ويحدّث الحالة إلى Valid أو Invalid. ابحث مرة أخرى لترى النتيجة.

الإيصال الإلكتروني (B2C)

الإيصال الإلكتروني لمبيعات المستهلك النهائي من نقاط البيع. شاشة ارسال ايصالات تشبه شاشة الفواتير، لكنها تعرض الفواتير المسجلة كإيصالات فقط. في النوع تختار البيع (إيصال S) أو المرتجع بيع (إيصال مرتجع R).

1. تأكد أن بيانات الإيصال مسجلة في الإعدادات، ثم اضغط Rec TokenRefresh. يجب أن تظهر Token Recp. Generated Succssefully ...!!.
2. اعرض الإيصالات بحالة Not Sent، وانقر على إيصال لعرض أصنافه، وحدد الإيصالات، ثم اضغط ارسال.

كل إيصال مربوط بالإيصال الذي قبله (Previous UUID). أرسل الإيصالات بترتيبها الزمني، ولا تترك إيصالًا قديمًا بدون إرسال.

إرسال المستخلصات

لشركات المقاولات: مستخلصات الأعمال للعملاء (انظر المقاولات) تُرسل كفواتير إلكترونية.

1. افتح ارسال مستخلصات. حدد الفترة من/الى والحالة، ثم اضغط زر البحث. تظهر المستخلصات المرحّلة للفرع الحالي، مع المشروع ورقم العقد ونوع المستخلص (جارى / ختامى).
2. انقر على مستخلص لعرض بنوده. لكل بند يجب أن يكون كود صنف ضريبي (من تبويب الإضافات في بند الأعمال) وكود وحدة.
3. حدد المستخلصات من عمود اضافة، ثم اضغط ارسال.
4. لتحديث الحالات بعد الإرسال: اختر Submitted واضغط Update Invoices، ثم ابحث مرة أخرى.

المستخلص يُرسل كفاتورة (I) برقمه العام. نسبة الضريبة هي نسبة المستخلص، وخصم ضريبة الخصم والإضافة يُرسل كـ W004، والاستقطاعات خصمًا إضافيًا على الفاتورة.

حالات المستندات

قراءة الأخطاء

• عند الإرسال: إذا رفضت المنظومة الدفعة كلها تظهر لم يتم الارسال متبوعة بسبب الرفض لكل مستند، مثل رقم ضريبي غير صحيح أو كود صنف غير معتمد.
• بعد الفحص (Invalid): البرنامج لا يعرض تفاصيل الفحص. افتح الفواتير المرسلة، ثم نقر مزدوج على عمود ... للفاتورة، ثم فتح فى الموقع. تفتح صفحة المستند على بوابة المصلحة، وفيها نتيجة كل خطوة فحص وسببها.
• أشهر الأسباب: كود صنف غير معتمد أو غير مطابق، أو كود وحدة غير صحيح، أو رقم تسجيل العميل غير صحيح، أو اختلاف في حساب الإجماليات أو الضريبة، أو عدم وجود توقيع (التوكن غير متصل أو استخدام التوقيع غير مفعل).

الفواتير المرسلة والمستلمة

شاشة الفواتير المرسلة (الفواتير التي اضيفت مؤخرا) تعرض المستندات الأخيرة على المنظومة الخاصة بشركتك، المرسلة منك والمستلمة من مورديك. كل صفحة 100 مستند. غيّر رقم الصفحة لتحميل صفحة أخرى، ويظهر عدد الصفحات والعدد الإجمالي.

التصفية

كل مجموعة تصفية تعمل بعد تفعيل خانة تفعيل الخاصة بها، ثم الضغط على Serach:

• رقم الفاتورة: بالرقم الداخلي (InternalID)، أو UUID، أو SubmissionUUID.
• العميل: بالاسم أو الرقم الضريبي للمستلم.
• المورد: بالاسم أو الرقم الضريبي للمُصدر.
• حالة الفاتورة: Valid أو Invalid، وأيضًا Cancelled أو Rejected لعرض المستندات التي عليها طلب إلغاء أو رفض.
• نوع الفاتورة: فاتورة، أو اشعار دائن، أو اشعار مدين.
• الفواتير: مبيعات (المرسلة منك)، أو مشتريات (المستلمة).
• الفترة: بتاريخ الإصدار.

تصفية الفترة قد تُخفي مستندات صحيحة إذا امتدت الفترة لأكثر من شهر. في هذه الحالة صفِّ شهرًا بشهر.

إجراءات المستند

نقر مزدوج على عمود ... لأي مستند يفتح قائمة فيها:

• فتح فى الموقع: عرض المستند على بوابة المصلحة.
• حفظ PDF AR / حفظ PDF EN: تنزيل نسخة المنظومة PDF وفتحها. يُحفظ الملف باسم Invoice.pdf في مجلد البرنامج، ويُستبدل في كل مرة، فاحفظ نسخة باسم آخر إذا أردت الاحتفاظ به.
• الغاء: للمستندات التي أصدرتها. ورفض: للمستندات المستلمة. انظر الإلغاء والرفض.

تحديث حالات البرنامج من المنظومة

اضغط تزامن البيانات الداخلية. يأخذ البرنامج حالة كل مستند ظاهر في الجدول وتاريخ طلب الإلغاء إن وُجد، ويحفظها على الفاتورة المطابقة في البرنامج. صفِّ الجدول أولًا لتقليل الوقت، وانتظر رسالة Update Succssefully...!!.

تحديث الحالة في القائمة قد يتوقف بخطأ إذا لم يكن على المستند طلب إلغاء. استخدم تزامن البيانات الداخلية بدلًا منه.

الإلغاء والرفض

• الإلغاء: يطلبه المُصدر لمستند Valid أصدره هو. يظهر زر الغاء للمستندات التي ليس مستلمها شركتك.
• الرفض: يطلبه المستلم لمستند وصله من مورد. يظهر زر رفض للمستندات المستلمة.
• الإلغاء والرفض مسموحان فقط خلال المدة التي تحددها المصلحة بعد اعتماد المستند. بعد انتهائها صحّح بإشعار دائن أو مدين.

1. في الفواتير المرسلة صفِّ حتى يظهر المستند، وتأكد من رقمه الداخلي وUUID.
2. نقر مزدوج على عمود ... للمستند، ثم اختر الغاء أو رفض.
3. عند نجاح الإلغاء تظهر تم الالغاء بنجاح. الرفض الناجح لا تظهر له رسالة. عند الفشل يظهر رد المنظومة كما هو.
4. اضغط تزامن البيانات الداخلية لتسجيل الحالة الجديدة في البرنامج.

الإحصائيات

شاشة احصائيات (زر الرئيسية) تحلل آخر عدد من المستندات على المنظومة. حدد العدد في احصائيات اخر واضغط زر البحث. تعمل فقط عند وجود رمز دخول صالح.

• احصائيات الفواتير: لكل حالة (صحيحة، وغير صحيحة، وملغية، ومرفوضة، وجديد) يظهر العدد والصافي قبل الضريبة والضريبة.
• احصائيات الفواتير الصحيحة المرسلة ( المبيعات ): المستندات الصحيحة الصادرة منك، موزعة على فاتورة واشعار خصم واشعار اضافة.
• احصائيات الفواتير الصحيحة المستلمة ( المشتريات ): نفس التوزيع للمستندات الواردة من مورديك.

الأرقام تقريبية للمتابعة فقط. صف فاتورة يجمع كل المستندات الصحيحة (بما فيها الإشعارات). ولإقرار ضريبة القيمة المضافة اعتمد على تقارير البرنامج وبوابة المصلحة.

الرسائل الشائعة

أسئلة شائعة