نظام المقاولات: المشاريع والعقود والمستخلصات

دورة العمل باختصار

1. البيانات الأساسية: عرّف الملاك والمقاولين، وسجّل المشروع، وأنشئ تصنيفات بنود الأعمال والبنود نفسها، ثم بنود الاستقطاعات والإضافات.
2. العقد: سجّل عقد مالك بالبنود وأسعار التنفيذ، وعقد مقاول لكل مقاول باطن بأسعار التكلفة. العقد لا يُنشئ قيدًا محاسبيًا.
3. المستخلص: كل فترة تصدر مستخلص مالك (مطالبة المالك بقيمة ما نُفذ) ومستخلص مقاول (استحقاق المقاول عما نفذه). المستخلص المرحل يُنشئ قيدًا في القيود اليومية.
4. التحصيل والسداد: تحصّل من المالك بسند قبض، وتسدد للمقاول بسند صرف من سندات القبض والصرف مع اختيار المشروع والمستخلص.
5. المتابعة: قارن المخطط بالمنفذ من تقارير المشروعات وبنود الأعمال والاستقطاعات.

قبل البدء

جهّز ما يلي قبل تسجيل أول عقد:

1. في الدليل المحاسبي وإعدادات الحسابات الافتراضية: حسابًا رئيسيًا للملاك وآخر للمقاولين، وحساب ضريبة القيمة المضافة، وحساب ضريبة الخصم إن كنت تستخدمها.
2. حساب الإيراد الذي ستُقيَّد عليه مستخلصات الملاك، وحساب التكلفة الذي ستُقيَّد عليه مستخلصات المقاولين.
3. مراكز التكلفة، فاختيار مركز التكلفة إلزامي في المستخلص.
4. وحدات القياس (متر، متر مكعب، مقطوعية...) لاستخدامها في بنود الأعمال.

الملاك والمقاولون

شاشتا تعريف مالك وتعريف مقاول تشبهان بطاقة العميل تمامًا (البيانات الأساسية، والعنوان، والرقم الضريبي، والعملة، وحد الائتمان). راجع شرح الحقول في بطاقة العميل. أهم ما يجب معرفته:

• الحقول الإلزامية: الاسم، والموبايل، وتصنيف، والحساب الرئيسى، والفرع، ونوع - ETA، والدولة.
• الحساب الرئيسى يُملأ تلقائيًا بحساب الملاك أو حساب المقاولين. عند الحفظ يُنشأ للطرف حساب فرعي باسمه تحته، وعليه تُقيَّد المستخلصات والسندات.
• المجموعة تأتي من شاشتي مجموعة المالكين ومجموعة المقاولين (اسم المجموعة وملاحظات).
• لا يُقبل تسجيل طرف جديد بنفس الاسم أو الموبايل لطرف مسجل من النوع نفسه.
• قواعد الرقم الضريبي هي نفسها في العملاء.

إدارة الملاك وإدارة المقاولين

شاشتا ادارة الملاك وادارة المقاولين تعرضان القائمة مع تصفية بالفرع والحالة (All / Active / Inactive)، وبحث بالاسم أو الهاتف أو الكود أو المحافظة أو المدينة أو المندوب. النقر المزدوج يفتح البطاقة للتعديل، وزر الفأرة الأيمن يعرض تقرير حساب مفصل. الطرف غير النشط يظهر باللون الرمادي.

المشاريع

تُسجَّل المشاريع من شاشة ادارة المشروعات (من القائمة: تصنيف مشروعات). وهي الشاشة نفسها التي يستخدمها النظام العقاري.

1. اضغط جديد واكتب اسم المشروع والعنوان.
2. اختر النوع: مقاولات أو استثمار أو اخرى.
3. اختر المالك (تظهر حسابات الملاك المعرّفين)، ومخزن المشروع.
4. حدد تاريخ البداية وتاريخ التسليم، واكتب مهندس المشروع ومدير المشروع وملاحظات.
5. اضغط حفظ (F2). يظهر المشروع في الجدول، وانقر عليه لتعديله.

• تبويب المرحلة: اكتب أسماء مراحل المشروع في الجدول، وتُحفظ مع المشروع.
• تبويب اضافات: حسابات المشروع (الإيرادات، والاستثمار، ووديعة الصيانة، والدفعات المقدمة، والتكلفة) ومركز التكلفة. تُستخدم أساسًا في النظام العقاري. أما في المقاولات فالحساب الذي يُقيَّد عليه المستخلص هو الحساب المختار في العقد.
• تبويب مستثمر: توزيع المشروع على مستثمرين بالنسب (انظر النظام العقاري).

لا يمكن حذف مشروع عليه عقود أو مستخلصات أو وحدات عقارية.

تصنيف وتكويد بنود الأعمال

تصنيف بنود الأعمال

في شاشة تصنيف بنود الاعمال أنشئ مجموعات البنود، مثل «أعمال خرسانية» و«أعمال كهرباء» و«تشطيبات». اكتب التصنيف وملاحظات، ويمكنك إدخال كود التصنيف GPC. لا يُحذف تصنيف عليه بنود.

بنود الأعمال (تكويد بند الاعمال)

شاشة بنود الاعمال هي قائمة الأعمال التي تتعاقد عليها. لكل بند:

لا يُحذف بند استُخدم في أي عقد. البحث في الشاشة يكون بوصف البند.

استيراد البنود من Excel

زر Xls Import في شاشة البنود يفتح استيراد بنود اعمال:

1. اضغط استعراض واختر ملف Excel، ثم اختر الورقة واضغط عرض.
2. اختر النوع (بند عميل / بند مقاول / كلاهما) للبنود المستوردة.
3. اربط الأعمدة: اختر الحقل المطلوب (مثل ItemCode أو Item Name أو Unit أو Cost price أو Sell price أو Category أو I_TitleAr)، واختر عمود الملف المقابل له، ثم اضغط اضف. كرر ذلك لكل حقل.
4. اضغط حفظ.

• الأعمدة الإلزامية: ItemCode وItem Name وI_TitleAr وCategory وUnit.
• التصنيف أو الوحدة غير الموجودين يُنشآن تلقائيًا.
• البند الموجود مسبقًا بنفس الاسم والنوع يُتجاهل ولا تُحدَّث بياناته.
• مسح يلغي الربط لتبدأ من جديد.

بنود الاستقطاعات والإضافات

من شاشة بنود الاستقطاعات والاضافات (من القائمة: اضافة الاستقطاعات) تعرّف ما يُخصم من المستخلص أو يُضاف إليه. أمثلة على الاستقطاع: تأمين الأعمال، وغرامة التأخير، واسترداد الدفعة المقدمة. وأمثلة على الإضافة: أعمال إضافية، وفروق أسعار.

لا يُحذف بند استُخدم في مستخلص.

عقود الملاك والمقاولين

من القائمة افتح عقد مالك أو عقد مقاول. تظهر قائمة العقود (عقود المالكين أو عقود المقاولين). اضغط جديد لعقد جديد، أو انقر نقرًا مزدوجًا على عقد لفتحه.

تسجيل عقد

1. يظهر رقم العقد تلقائيًا، وترقيم عقود الملاك منفصل عن ترقيم عقود المقاولين. يمكنك كتابة رقم ورقي في م دفترى.
2. انقر حقل الاسم واختر المالك أو المقاول من نافذة البحث، ثم اختر المشروع ومركز التكلفة والعمله.
3. انقر حقل الحساب واختر حساب الإيراد (لعقد المالك) أو حساب التكلفة (لعقد المقاول). يُنقل هذا الحساب إلى مستخلصات العقد.
4. حدد تاريخ العقد وتاريخ بداية العمل ونوع العقد: جارى، أو منتهى، أو متوقف، أو ملحق بعقد سابق. أضف الهاتف والعنوان وملاحظات إن أردت.
5. أضف البنود: اختر الفئه لتصفية البنود، ثم الصنف (أو اكتب الكود)، واكتب الكميه. يظهر السعر تلقائيًا: سعر التنفيذ في عقد المالك، وسعر التكلفة في عقد المقاول، ويمكنك تعديله. اضغط Enter لإضافة السطر.
6. اضغط حفظ (F2). يعرض البرنامج طباعة العقد، ثم يفرّغ الشاشة لعقد جديد.

• زر اضافة بنود المجموعة بجانب الفئة يضيف كل بنود الفئة المختارة دفعة واحدة. بعدها اكتب الكمية والسعر لكل سطر في الجدول، لأن السطر الذي كميته صفر لا يُحفظ.
• استيراد: اكتب رقم عقد سابق من النوع نفسه واضغط الزر بجانبه، فتُنسخ بنوده وكمياته وأسعاره إلى العقد الحالي.
• في الجدول يمكنك تعديل الكمية والتكلفة والسعر والضريبة % والمدة يوم وملاحظات، وتُعاد الحسابات تلقائيًا.
• لحذف سطر: حدده واضغط F6 أو زر الحذف في لوحة البنود.
• تغيير العملة يحوّل الأسعار بسعر الصرف. بعد حفظ العقد لا يمكن تغيير العملة.

إجماليات العقد

المستخلصات

المستخلص هو حصر الأعمال المنفذة في فترة معينة وفق عقد. من القائمة افتح مستخلص مالك أو مستخلص مقاول، فتظهر قائمة المستخلصات. اضغط جديد.

إصدار مستخلص

1. اكتب رقم العقد في حقل العقد واضغط زر البحث بجانبه. تُحمَّل بيانات العقد: الاسم والمشروع والعنوان ومركز التكلفة والحساب الرئيسى، ويُحسب رقم المستخلص ودفعات سابقة.
2. راجع الأرقام. مستخلص هو رقم المستخلص داخل هذا العقد (1، 2، 3...) ويُحسب تلقائيًا. عام هو الرقم العام لكل المستخلصات من هذا النوع، ويقترحه البرنامج ويمكنك تغييره بشرط ألا يتكرر. م دفترى للرقم الورقي.
3. حدد التاريخ والفترة من والى، واختر النوع: جارى أو ختامى.
4. في تبويب بنود الاعمال اختر البند (تظهر بنود العقد فقط). يعرض البرنامج ك العقد وك سابقة (المنفذة في المستخلصات السابقة). اكتب الكميه المنفذة في هذه الفترة واضغط Enter.
5. أو اضغط زر اضافة مجموعة اصناف لإضافة كل بنود العقد بكمية صفر، ثم اكتب كمية حالية لكل بند في الجدول.
6. في تبويبي استقطاعات واضافات اختر البند واضغط زر الإضافة، ثم اكتب في الجدول % أو القيمة، فيحسب البرنامج الآخر من قيمة المستخلص.
7. اكتب ض . قيمة مضافة % وض . خصم % إن وُجدتا.
8. تأكد من اختيار مركز التكلفة، وفعّل مرحل إذا أردت إنشاء القيد الآن، ثم اضغط حفظ (F2). يعرض البرنامج الطباعة ثم يفرّغ الشاشة.

أعمدة جدول بنود الأعمال

قواعد مهمة

• لا يُسمح بأن تتجاوز (الكمية السابقة + الحالية) كمية العقد، إلا إذا كانت إعدادات النظام تسمح بذلك.
• بعد إصدار مستخلص ختامى لعقد لا يُقبل أي مستخلص جديد لهذا العقد.
• اختيار مركز التكلفة والحساب الرئيسى إلزامي، ويجب أن تكون قيمة المستخلص وصافيه أكبر من صفر.
• يجب أن يقع تاريخ المستخلص داخل الفترة المحاسبية المفتوحة.
• عند تعديل مستخلص صدر بعده مستخلص آخر لنفس العقد، ينبّهك البرنامج لأن الكميات السابقة في المستخلصات اللاحقة قد تختلف.
• حذف سطر من مستخلص محفوظ يجعل كميته وقيمته صفرًا.

الترحيل والتعديل والحذف

• يكون مرحل مفعّلًا تلقائيًا إذا كانت لديك صلاحية الترحيل. المستخلص غير المرحل لا يُنشئ قيدًا.
• المستخلص المرحل لا يُحذف، ولا يُحفظ عليه تعديل وهو مرحل. لتصحيحه: ألغِ مرحل واحفظ (يُحذف القيد)، ثم عدّل، ثم فعّل مرحل واحفظ من جديد لإنشاء القيد الصحيح.
• لا يمكن تعديل أو حذف مستخلص في فترة مالية مغلقة.

الطباعة

تعرض طباعة المستخلص بيانات المشروع والعقد وقيمته، والبنود بكمياتها السابقة والحالية، والاستقطاعات والإضافات، وإجمالي المستخلصات السابقة، والرقم الضريبي للطرفين، ورمز QR حسب إعدادات الضريبة.

حساب إجماليات المستخلص

القيد المحاسبي للمستخلص

عند حفظ مستخلص مرحل يُنشأ قيد مرحل بتاريخ المستخلص، مرتبط بالمشروع، وبيانه «مستخلص ... رقم ... فرعى ... عقد ...».

مستخلص المالك

مستخلص المقاول

بنود الاستقطاع والإضافة تُحمَّل على مركز التكلفة أيضًا إذا كان ذلك مفعّلًا في إعدادات النظام. وإذا كان المستخلص بعملة أجنبية، يُسجَّل القيد بعملة المستخلص وسعر صرفه.

قوائم العقود والمستخلصات

• التصفية: اختر الفرع، أو اترك الاختيار الأول لعرض كل الفروع.
• البحث: في قائمة العقود: رقم العقد، أو م دفترى، أو الاسم، أو المشروع. وفي قائمة المستخلصات: رقم المستخلص (الرقم العام)، أو رقم العقد، أو م دفترى، أو الاسم، أو المشروع.
• الألوان: العقد منتهى والمستخلص ختامى يظهران باللون الرمادي. عمود الحالة في المستخلصات يبيّن Approved (مرحل) أو Pending (غير مرحل).
• الإجماليات أسفل القائمة: القيمة ع.م والضريبة ع.م والاجمالى ع.م بالعملة المحلية.
• جديد، وحذف (للسجل المحدد)، وتحديث، وطباعة (القائمة كما تظهر). النقر المزدوج يفتح السجل.

التقارير

في تقارير البنود والاستقطاعات، علّم مربع الفلتر (مثل الاسم أو الفرع أو البند) لتفعيل اختياره، وعلّم من لتحديد الفترة. التقارير بالعملة المحلية.

شريط الأدوات والاختصارات

شاشات العقد والمستخلص والمشاريع والبنود تستخدم شريط الأدوات الموحد: جديد، وحفظ، وحذف، وطباعة، وتحديث، وخانة بحث. وفي المستخلص يوجد أيضًا زر قيد محاسبى، وفي العقد والمستخلص زر Attachment للمرفقات.

في شاشة العقد يبحث مربع البحث بـرقم العقد أو م دفترى حسب الاختيار المجاور له. إذا أغلقت شاشة عقد أو مستخلص جديد فيه بنود لم تُحفظ، يسألك البرنامج قبل الإغلاق.

الرسائل الشائعة

أسئلة شائعة