الموازنة التقديرية ومقارنتها بالفعلي
حدد ما تستهدفه في السنة: إجمالي المبيعات، ومبيعات كل فرع، ومبيعات كل مندوب، وحدود حسابات الإيرادات والمصروفات. يحوّلها المساعد الذكي لمبالغ شهرية، ويقارنها بالفعلي من برنامجك، وينبّهك أول ما بند ينحرف.
الإعداد بالكلام مع المساعد
- اكتب للمساعد ما تستهدفه، مثل:
موازنة السنة دي: المبيعات 12 مليون، ومصروفات الإدارة ما تعدّيش 40 ألف في الشهر، وفرع المعادي 3 مليون. - يعرض المساعد جدولًا: البنود صفوف، والشهور أعمدة، مع الإجمالي ومقارنته بفعلي السنة الماضية وطريقة التوزيع.
- إذا كان اسم الحساب أو الفرع أو المندوب غير واضح (مثل «المصروفات»)، يسألك أيها تقصد.
- رد بـ
نعمفتُحفظ الموازنة، وتُسجَّل في سجل المستخدمين.
| تقول | يحسبها المساعد |
|---|---|
| «المبيعات 12 مليون» | مبلغ سنوي يُوزَّع على الشهور حسب شهور السنة الماضية (إن كان لها فعلي كافٍ)، وإلا بالتساوي. |
| «زوّد المبيعات 15% عن السنة اللي فاتت» | فعلي السنة الماضية × 1.15، بنفس توزيع شهورها. |
| «مصروفات الإدارة 40 ألف في الشهر» | 40,000 لكل شهر. |
| «زوّد 20% في رمضان» | 12 مبلغًا يحسبها المساعد بنفسه للشهور. |
| «بالتساوي» | المبلغ السنوي ÷ 12. |
البنود التي تذكرها تحل محل نفس البنود في تلك السنة، وباقي البنود كما هي. وإذا قلت إنك تريد استبدال موازنة السنة كلها، يُحذف القديم كله.
شاشة الموازنة
- افتح إعدادات المساعد الذكي واضغط الموازنة التقديرية.
- اختر السنة؛ يظهر كل بند في صف بشهوره الاثني عشر وإجمالي السنة.
- لإضافة بند: اختر النوع (إجمالي المبيعات، مبيعات فرع، مبيعات مندوب، حساب) ثم البند، واضغط إضافة.
- اكتب المبالغ في خانات الشهور، أو اضغط ملء البند المحدد بفعلي السنة الماضية ثم عدّل عليه.
- حذف البند يحذف الصف المحدد، وحفظ يحفظ السنة كما تظهر في الجدول.
الحسابات المتاحة هي حسابات قائمة الدخل (الإيرادات والمصروفات). الحساب الرئيسي يشمل حساباته الفرعية.
المقارنة بالفعلي
اسأل المساعد: ماشيين على الموازنة الشهر ده؟ أو المصروفات تعدّت الموازنة؟ أو حققنا كام من هدف السنة؟. لكل بند يعرض:
- موازنة الشهر وفعليه والفرق، وتوقع آخر الشهر للشهر الجاري.
- الموازنة والفعلي من أول السنة حتى الآن ونسبتها، وموازنة السنة كلها.
- حالة الشهر وحالة السنة حتى الآن (محقق، قريب، متأخر، تعدّى الموازنة).
البنود المنحرفة تظهر أولًا، ويقترح المساعد سببها ويحللها إن طلبت (مثل تحليل المبيعات أو تحليل حساب).
تنبيهات الانحراف
| أين | متى |
|---|---|
| تنبيه في ركن الشاشة، وعلى واتساب صاحب الشركة إن كانت أرقامه مسجلة | مرة في الأسبوع على الأكثر، إذا تعدّى مصروف موازنة الشهر أو توقّع أن يتعداها بوضوح، أو إذا توقّع أن تكون المبيعات أو إيراد أقل من 85% من المستهدف (من يوم 10 في الشهر). يحتاج ميزة التنبيهات التلقائية. |
| ملخص المتابعة الأسبوعي يوم الأحد (يُفعَّل من إعدادات المساعد) | سطر «الموازنة: ...» بأهم بندين منحرفين. |
| التقرير الشهري | جدول «الموازنة التقديرية» للشهر المنتهي، والتوصيات تأخذه في الاعتبار. |
طريقة الحساب
- المبيعات: فواتير البيع ناقص المرتجعات، حسب فرع الفاتورة أو مندوبها لبنود الفروع والمناديب.
- الحساب: حركته وحركة حساباته الفرعية من القيود المرحّلة، بطبيعته: المصروف الأقل أفضل، والإيراد الأعلى أفضل.
- توقع آخر الشهر: الفعلي حتى اليوم ÷ الأيام المنقضية × أيام الشهر.
- منحرف: مبيعات أو إيراد متوقع أقل من 90% من المستهدف، أو مصروف متوقع أكثر من 110%.
- من لا يملك صلاحية الاطلاع على كل الفروع لا يرى الموازنة، لأنها على مستوى الشركة.
أسئلة شائعة
كيف يُحسب الفعلي؟
المبيعات من فواتير البيع ناقص المرتجعات، والحسابات من القيود المرحّلة للحساب وحساباته الفرعية. الفعلي من الفترة المالية الحالية، إلا لمن له صلاحية اختيار فترة مالية أخرى.
من يستطيع إعداد الموازنة؟
من له صلاحية إدارة المساعد الذكي. والمقارنة لمن يرى أرقام المبيعات أو الحسابات لكل الفروع.
هل أستطيع تعديل شهر واحد؟
نعم، من شاشة الموازنة التقديرية، أو بالكلام: «خلّي موازنة مصروفات الإدارة في ديسمبر 60 ألف».
كيف أفعّل الميزة؟
تُفعَّل لشركتك من الدعم الفني (الموازنة التقديرية).