تصميم شجرة الحسابات: بسيطة اليوم، صالحة بعد خمس سنوات
شجرة الحسابات هي الأدراج التي تُصنَّف فيها كل حركة مالية. أدراج قليلة جدًا تخلط كل شيء، وكثيرة جدًا تربك المحاسب وتزيد الأخطاء.
المجموعات الرئيسية
| المجموعة | أمثلة | طبيعتها |
|---|---|---|
| الأصول | الخزينة، البنوك، العملاء، المخزون، الأصول الثابتة | مدينة |
| الخصوم | الموردون، القروض، الضرائب المستحقة، المصروفات المستحقة | دائنة |
| حقوق الملكية | رأس المال، الأرباح المحتجزة، جاري الشركاء | دائنة |
| الإيرادات | المبيعات، إيرادات الخدمات، إيرادات أخرى | دائنة |
| المصروفات | تكلفة المبيعات، الرواتب، الإيجار، الكهرباء، التسويق | مدينة |
الترقيم
رقم كل حساب يبدأ برقم مجموعته (1 أصول، 2 خصوم، 3 حقوق ملكية، 4 إيرادات، 5 مصروفات)، ويطول كلما تفرع: 5 مصروفات ← 51 مصروفات إدارية ← 5101 رواتب. اترك فجوات في الترقيم لحسابات المستقبل.
كم مستوى؟
ثلاثة إلى خمسة مستويات تكفي أغلب الشركات. اسأل لكل حساب: هل سأحتاج رقمه منفصلًا في تقرير أو قرار؟ إن لم يكن، فلا تفتحه.
- حساب لكل بنك ولكل خزينة: نعم.
- حساب لكل نوع مصروف مهم (إيجار، كهرباء، صيانة، نقل): نعم.
- حساب لكل فاتورة كهرباء أو لكل شهر: لا، هذه حركات داخل الحساب.
حساب أم مركز تكلفة؟
إذا كان السؤال «ما نوع المصروف؟» فهو حساب. وإذا كان «لمن أو لأي فرع أو مشروع؟» فهو مركز تكلفة. لا تفتح «كهرباء فرع 1» و«كهرباء فرع 2» كحسابين؛ افتح «الكهرباء» مرة واحدة وسجّل الفرع كمركز تكلفة أو فرع.
أخطاء تفسد التقارير
- حساب «مصروفات متنوعة» يبتلع ربع المصروفات، فلا تعرف أين تذهب أموالك.
- القيد على حساب رئيسي بدل حسابه الفرعي.
- حسابات مكررة بأسماء متشابهة يستخدمها كل محاسب على هواه.
- خلط حسابات الشركاء الشخصية بمصروفات الشركة.
- تغيير معنى حساب في منتصف السنة، فتصبح مقارنة الشهور بلا معنى.
في البرنامج
- إنشاء الحسابات وربطها: شجرة الحسابات، ومراكز التكلفة: مراكز التكلفة.
- اسأل المساعد الذكي: «راجع القيود اللي محتاجة مراجعة» (يكشف القيود على حسابات رئيسية)، «المصروفات شهر بشهر»، «رصيد حساب مصروفات متنوعة».