تصحيح الأخطاء المحاسبية: قيد عكسي أم تعديل؟
كل محاسب يخطئ. الفرق في طريقة التصحيح: تعديل صامت لمستند قديم يمحو الأثر ويربك المراجعة، والتصحيح الموثق يترك القصة كاملة.
المبدأ
في الشهر المفتوح وقبل أي تقارير أو إقرارات بُنيت عليه، تعديل القيد مقبول. بعد ذلك صحّح بقيد جديد بتاريخ اليوم وشرح يذكر رقم القيد الأصلي.
طرق التصحيح
- القيد العكسي ثم الصحيح: تعكس القيد الخاطئ كاملًا ثم تسجل الصحيح. الأوضح للمراجع.
- قيد التسوية بالفرق: قيد واحد ينقل المبلغ من الحساب الخاطئ للصحيح (مثل: مدين الكهرباء / دائن الإيجار). أسرع للأخطاء الصغيرة.
أخطاء الفواتير
الفاتورة المرسلة للعميل أو للمنظومة الإلكترونية لا تُعدَّل ولا تُحذف؛ تُصحح بمرتجع (إشعار دائن) أو إشعار مدين ثم فاتورة صحيحة. وفاتورة الشراء الخاطئة تُصحح بمرتجع أو إشعار من المورد.
أخطاء فترة مقفلة
خطأ اكتُشف بعد إقفال السنة: الخطأ الصغير يُصحح في الفترة الحالية. والخطأ الجوهري الذي يغيّر نتيجة سنة سابقة يُصحح على الأرباح المحتجزة مع إيضاح، بالتنسيق مع المحاسب القانوني، ولا تُفتح السنة المقفلة للتعديل.
منع التكرار
- اسأل: لماذا حدث؟ حساب اسمه مربك؟ صلاحية غير لازمة؟ إعداد افتراضي خاطئ؟
- صحّح السبب: اسم الحساب، إيقاف حساب لا يُستخدم، تعديل الإعداد.
- راجع القيود اليدوية الكبيرة شهريًا.
في البرنامج
- القيود والعكس: القيود اليومية، والمرتجعات: مرتجع البيع ومرتجع الشراء.
- اسأل المساعد الذكي: «راجع القيود اللي محتاجة مراجعة الشهر ده»، «افتح القيد رقم 120»، «التعديلات والحذف على الفواتير الشهر ده».