العُهد والمصروفات النثرية: كيف تصرفها وتسويها دون أن تضيع
مبالغ صغيرة تُصرف كل يوم: مواصلات، ضيافة، أدوات، طوابع. فرادى لا تُذكر، ومجموعها في السنة قد يكون كبيرًا، وبدون نظام تتحول إلى أرصدة معلقة على موظفين لا يعرف أحد ماذا صرفوا.
نظام العهدة الثابتة
يُصرف للموظف مبلغ ثابت (مثلًا 3,000). كلما صرف منه قدّم الفواتير، فيُعوَّض بنفس قيمتها ليعود رصيده 3,000. في أي لحظة: النقدية معه + الفواتير غير المسواة = 3,000. أي فرق عجز يُسأل عنه.
القيود
- صرف العهدة: مدين «عهدة الموظف فلان» / دائن الخزينة.
- التسوية بالفواتير: مدين حسابات المصروفات المناسبة (نقل، ضيافة...) / دائن «عهدة الموظف».
- رد الباقي: مدين الخزينة / دائن «عهدة الموظف».
العهدة ليست مصروفًا عند صرفها؛ المصروف يُسجل عند التسوية وبنوعه الحقيقي.
قواعد بسيطة
- حد أقصى للعهدة لكل موظف ولكل بند صرف.
- لا تسوية بدون مستند، وما لا مستند له يُعتمد كتابة من المدير.
- تسوية دورية (أسبوعية أو شهرية) حتى لو لم تنفد العهدة.
- لا عهدة جديدة قبل تسوية القديمة.
- تسوية كاملة عند ترك الموظف للعمل أو نقله.
متابعة العهد المفتوحة
راجع شهريًا رصيد كل حساب عهدة: رصيد قديم لم يتحرك منذ شهور يعني تسوية منسية أو مبلغًا ضائعًا. وقبل إقفال الشهر سوِّ كل العهد حتى تظهر مصروفات الشهر كاملة.
في البرنامج
- الصرف والتسوية: سندات القبض والصرف والقيود اليومية، وحساب لكل عهدة في شجرة الحسابات.
- اسأل المساعد الذكي: «رصيد حساب العهد»، «رصيد حساب العهد لكل فرع»، «سندات الصرف الشهر ده».