الحضور والانصراف والإجازات والوقت الإضافي

قبل البدء

يعتمد حساب التأخير والانصراف المبكر والوقت الإضافي على بيانات تُضبط مرة واحدة:

1. مواعيد الحضور لكل موظف: في بطاقة الموظف تبويب مواعيد الحضور، حدد ايام الحضور ومواعيد الفترة الاولى والفترة الثانية لكل يوم. اليوم غير المسجل فيه موعد يُعدّ يوم راحة للموظف.
2. معدلات الوقت الإضافي: في تبويب بيانات العمل بنفس البطاقة: معدل حساب ساعات العمل الاضافي للأيام العادية ولأيام العطلات، وعدد ايام العمل شهريا الذي يُحسب منه أجر اليوم.
3. شرائح خصم التأخير: من شاشة نسب الخصم علي التاخير عرّف شرائح دقائق التأخير وقيمة الخصم لكل شريحة. لا يمكن تسجيل أي حضور قبل إضافتها.
4. جهاز البصمة (اختياري): اربطه كما في الفقرة التالية.

«الفترة الأولى» و«الفترة الثانية» تعنيان دوامين في نفس اليوم (مثل صباحي ومسائي). إذا كان لموظفيك دوام واحد فاستخدم فترة اولى دائمًا.

ربط جهاز البصمة (اعدادات جهاز FP)

شاشة اعدادات جهاز FP تربط البرنامج بجهاز البصمة. يبقى الاتصال قائمًا حتى تغلق البرنامج، لكنه لا يتم تلقائيًا عند فتح البرنامج، فاتصل بالجهاز في بداية كل جلسة عمل تريد فيها تنزيل السجلات.

الجهاز متصل بشبكة داخلية

1. افتح تبويب الجهاز متصل بشبكه داخليه.
2. أدخل رقم الأي بي (الافتراضي 192.168.1.201) والمنفذ (الافتراضي 4370) والباسورد (اتركه 0 إن لم يكن للجهاز كلمة مرور).
3. اضغط اتصال. عند النجاح يظهر Status:Connected ويتحول الزر إلى Disconnect.

الجهاز متصل بمنفذ تسلسلي

1. افتح تبويب الجهاز متصل بمنفذ تسلسلي.
2. اختر المنفذ (COM1 إلى COM9) ومعدل النقل، وأدخل رقم الجهاز.
3. اضغط اتصال.

تسجيل الحضور

شاشة تسجيل الحضور تسجل وقت وصول الموظف لكل يوم ولكل فترة، وتعرض أسفلها حضور اليوم المختار.

طريقتا التسجيل

المستخدم الذي لا يملك صلاحية الحذف في هذه الشاشة يعمل في الوضع ألي فقط، ولا يستطيع تغيير التاريخ أو الوقت.

تسجيل حضور يدويًا

1. اختر يدوي ثم فترة اولى أو فترة ثانية.
2. اختر التاريخ. تتحدث قائمة الموظفين والجدول لهذا اليوم.
3. اختر الموظف وعدّل وقت الحضور (الافتراضي 09:00). يظهر في شريط الحالة أسفل الشاشة قيمه التأخير تساوى … دقيقة أو «لا يوجد تأخير».
4. أضف ملاحظات إن أردت، ثم اضغط حفظ أو Enter.

ما يحدث عند الحفظ

• يُقارن وقت الحضور بموعد الحضور في بطاقة الموظف لنفس اليوم من الأسبوع ولنفس الفترة.
• إذا تأخر الموظف، يُضاف خصم «حضور متأخر» إلى تفاصيل راتبه. تُحسب قيمته من أجر يومه حسب شريحة التأخير في نسب الخصم علي التاخير.
• إذا كانت للموظف مهمة خارجية في هذا اليوم، لا يُخصم شيء وتُكتب الملاحظة «مسجل له مهمة خارجية».
• لا يُسمح بحضورين لنفس الموظف في نفس اليوم ونفس الفترة، ولا بتاريخ مستقبلي.
• لا يمكن تسجيل حضور لموظف عليه إجازة أو غياب في هذا اليوم. وفي فترة ثانية لا يظهر في القائمة إلا من سجّل انصراف الفترة الأولى.

الحضور اليدوي في يوم راحة الموظف غير مسموح. لتسجيل عمل في يوم راحة استخدم الوقت الإضافي، أو نزّل البصمة من الجهاز فيُسجَّل الحضور ويُضاف «عمل يوم اضافى» تلقائيًا.

التعديل والحذف

• انقر سطرًا في الجدول لتحميله، وعدّل الوقت أو التاريخ أو الملاحظات، ثم احفظ. يُعاد حساب خصم التأخير.
• للحذف: انقر السطر ثم اضغط حذف أو Delete.

التنزيل من جهاز البصمة

1. تأكد أن الجهاز متصل (ربط جهاز البصمة).
2. في التاريخ اختر أول يوم في الشهر الذي تريد تنزيل حضوره.
3. اضغط Download From FP. تظهر رسالة بعدد السجلات وسؤال سجل هل ترغب فى الاستمرار ؟. اضغط نعم.
4. تظهر النتيجة: … سجل مع تجاهل السجلات المتكررة. السجلات المسجلة مسبقًا لا تتكرر.

• يُطابق النظام رقم الموظف في الجهاز مع كود الموظف في البرنامج. الأرقام غير المطابقة تُتجاهل.
• تُقرأ حركة «حضور» من الجهاز للفترة الأولى، وحركة «حضور فترة ثانية» للفترة الثانية. لذلك يجب أن يضغط الموظف على الحالة الصحيحة في الجهاز قبل البصمة.

تسجيل غياب تلقائى

زر تسجيل غياب تلقائى يمر على كل الموظفين النشطين، ويسجل غيابًا لكل يوم عمل من أول شهر التاريخ المختار حتى هذا التاريخ لم يُسجَّل فيه حضور ولا مهمة خارجية. يُكتب في الملاحظة «تسجيل تلقائى من النظام». استخدمه بعد اكتمال تسجيل الحضور وتنزيل البصمات والإجازات للفترة.

تسجيل الانصراف

شاشة وقت الانصراف تعمل بنفس أسلوب شاشة الحضور: وضع يدوي أو ألي، وفترة اولى أو فترة ثانية، وزر Download From FP لتنزيل حركات الانصراف.

1. اختر الفترة ثم التاريخ. قائمة الموظف تعرض فقط من سجّل حضورًا في هذا اليوم ولهذه الفترة.
2. اختر الموظف وعدّل وقت الانصراف (الافتراضي 05:00 م)، ثم احفظ.

• انصراف مبكر: إذا انصرف قبل موعده يُضاف خصم «انصراف مبكر» = (أجر اليوم ÷ ساعات دوامه) × دقائق الانصراف المبكر.
• وقت إضافي تلقائي: إذا انصرف بعد موعده بأكثر من الحد المسموح (60 دقيقة افتراضيًا) يُسجَّل وقت إضافي تلقائيًا بالملاحظة «Added From FP Unit».
• في يوم المهمة الخارجية لا يُخصم انصراف مبكر.
• انصراف واحد لكل موظف في اليوم والفترة.

عند حفظ تعديل على انصراف قد تظهر للحظة رسالة «هذا السجل موجود مسبقا». إذا ظهرت بعدها «تم التعديل بنجاح» فقد تم التعديل ولا داعي للقلق.

معالج الحضور والانصراف

شاشة معالج حضور وانصراف الموظفين تسجل حضورًا أو انصرافًا بالمواعيد الرسمية لمجموعة كاملة بضغطة واحدة، مثلًا في يوم تعطل فيه جهاز البصمة.

1. اختر التاريخ.
2. حدد الادارة والقسم، أو علّم الكل.
3. اختر حضور أو أنصراف، ثم فترة اولى أو فترة ثانية.
4. اضغط حفظ. يظهر عدد السجلات المضافة.

• يُسجَّل كل موظف بموعده الرسمي في هذا اليوم، فلا يُحسب تأخير ولا انصراف مبكر.
• يتخطى الموظفين الذين سُجل لهم حضور (أو انصراف) في ذلك اليوم، ومن عليهم إجازة أو غياب، والموقوفين، ومن ليس له موعد في هذا اليوم.
• لا يظهر طلب تأكيد قبل التنفيذ، فراجع اختياراتك قبل الضغط على حفظ.

استيراد سجلات Csv

شاشة قارئ ملفات Csv تستورد حركات الحضور والانصراف من ملف نصي يصدّره جهاز بصمة أو برنامج آخر، وتحسب التأخير والانصراف المبكر كما في التسجيل العادي.

1. اضغط استعراض واختر الملف.
2. حدد العلامه الفاصله: Semicolon أو TAB، أو اختر Other: واكتب الفاصل (مثل الفاصلة ,). وحدد الترميز: ANSI أو Unicode أو OEM.
3. علّم اول سجل في الملف هو صف العناوين إذا كان السطر الأول عناوين أعمدة، ثم اضغط عرض.
4. في تخصيص حقول الاستعلام اختر الأعمدة المقابلة: التاريخ والوقت وكود الموظف ونوع العمليه.
5. علّم ما تريد استيراده: حضور - فترة اولى وانصراف فترة اولى وحضور - فترة ثانية وانصراف فترة ثانية. اختر بجانب كل خيار القيمة التي تمثله في عمود نوع العملية.
6. اضغط حفظ. يظهر عدد السجلات المستوردة لكل نوع: Login A … Login B … Leave A … Leave B ….

• يُطابق كود الموظف في الملف مع كود الموظف في البرنامج، والحركات المكررة لا تُستورد مرتين.
• يُستورد الانصراف فقط إذا كان للموظف حضور في نفس اليوم والفترة، لذلك استورد الحضور والانصراف معًا في نفس العملية.

الإجازات والغياب

شاشة الاجازات والغياب تسجل فترات الإجازة أو الغياب لكل موظف. تُستخدم هذه الفترات في منع تسجيل الحضور، وفي حساب الرصيد، وفي خصم الغياب من الراتب.

1. اختر الموظف والنوع: طارئة أو مرضية أو سنوية أو استثنائية أو غياب.
2. حدد من والى. للإجازات الطارئة والمرضية والسنوية يظهر الرصيد المتبقي بالأيام بجانب النوع.
3. اكتب ملاحظات إن أردت، ثم اضغط حفظ.

قواعد مهمة

• لا يمكن تسجيل إجازة أو غياب في أيام سُجّل فيها حضور للموظف. احذف الحضور أولًا إن كان خطأً.
• لا يُسمح بتداخل فترتين لنفس الموظف.
• إذا لم يكفِ رصيد الإجازة الطارئة أو المرضية أو السنوية يظهر رصيد الاجازات لا يكفى يمكنك تسجيلها كغياب.
• الإجازة التي تمتد إلى سنة جديدة تُقسم تلقائيًا إلى سجلين، واحد لكل سنة.
• الحركات التي دخلت في رواتب مدفوعة تظهر رمادية ولا يمكن تعديلها أو حذفها. سطور الغياب تظهر باللون الوردي.

القائمة والطباعة

• تعرض القائمة إجازات وغياب الفترة المالية الحالية التي تبدأ في الشهر الحالي. غيّر التاريخين أعلى القائمة لعرض فترة أخرى.
• يمكن تحديد عدة سطور وحذفها معًا. السطور الرمادية لا تُحذف.
• طباعة يفتح تقرير الاجازات والغياب.

اعتماد الإجازات والأذونات

ثلاث شاشات تعرض الطلبات المنتظرة وبجانب كل سطر زر اعتمد. تتحدث القوائم تلقائيًا كل فترة قصيرة وهي مفتوحة. لا يوجد زر رفض في هذه الشاشات.

أذونات الانصراف المبكر

شاشة اذن الانصراف المبكر تسجل إذنًا لموظف بمغادرة العمل قبل موعده في يوم معين، مع خصم من الراتب أو بدونه.

1. اختر التاريخ. قائمة الموظف تعرض من سجّل حضورًا في هذا اليوم فقط.
2. اختر الموظف. يظهر موعد انصراف الموظف الرسمي ويُملأ في حقل الي.
3. في وقت الانصراف حدد من (وقت خروجه) والي، واكتب السبب.
4. علّم يخصم من الراتب إذا كان الإذن مخصومًا، ثم اضغط حفظ.

• قيمة الخصم = (أجر اليوم ÷ ساعات دوام الفترة الأولى) × دقائق الإذن، وتظهر باسم «اذن انصراف مبكر» في تفاصيل الراتب.
• إذن واحد للموظف في اليوم. لا يُقبل إذا سُجّل انصرافه بالفعل، أو كان عليه إجازة أو غياب، أو كان اليوم يوم راحته.
• لا يجوز أن يتجاوز الي موعد انصرافه الرسمي.

للتعديل أو الحذف انقر السطر في الجدول أولًا. وبعد إضافة إذن مخصوم أو حذفه، راجع تفاصيل راتب الموظف للشهر وتأكد من أن الخصم أُضيف أو حُذف.

الوقت الإضافي

شاشة وقت اضافى تسجل ساعات العمل الزائدة عن الدوام الرسمي، وتضيف قيمتها إلى الراتب باسم «وقت اضافى».

1. اختر التاريخ ثم الموظف.
2. في المدة حدد مــــن والــى.
3. اختر النوع: اعتيادية أو اثناء الاعياد والاجازات.
4. اكتب المهام التى تم انجازها خلال الساعات الاضافى: ثم اضغط حفظ.

كيف تُحسب القيمة

القيمة = (أجر اليوم ÷ ساعات الدوام اليومي) ÷ 60 × دقائق الوقت الإضافي × معدل الساعة الإضافية. يُؤخذ المعدل من بطاقة الموظف: معدل الأيام العادية للنوع اعتيادية، ومعدل أيام العطلات للنوع اثناء الاعياد والاجازات.

• يجب أن تقع الفترة خارج ساعات عمل الموظف في ذلك اليوم، وإلا تظهر عفوا هذا الوقت ضمن اوقات عملك الاساسى.
• يُسمح بسجل وقت إضافي واحد لكل موظف في اليوم.
• Download From FP هنا ينزّل حركات «خروج وقت إضافي» من جهاز البصمة.

المهمة الخارجية

شاشة مهمة عمل خارجية تسجل أن الموظف كان في مهمة عمل خارج المقر في يوم معين.

1. اختر الموظف والتاريخ.
2. حدد من والي واكتب ملاحظات، ثم احفظ.

• في يوم المهمة لا يُخصم تأخير ولا انصراف مبكر، ولا يُسجَّل اليوم غيابًا في الغياب التلقائي.
• سجّل المهمة قبل تسجيل حضور الموظف أو تنزيل البصمة لذلك اليوم، لأن الخصم يُحسب لحظة تسجيل الحضور.
• مهمة واحدة للموظف في اليوم. لا تُقبل إذا سُجّل انصرافه في ذلك اليوم، أو كان عليه إجازة أو غياب.
• يعرض الجدول كل مهام الفترة المالية الحالية. يمكن تحديد عدة سطور وحذفها معًا.

الإنذارات

شاشة الانذارات تسجل الإنذارات الإدارية للموظفين، مع خصم من الراتب أو بدونه.

1. اختر الموظف وتاريخ الانذار.
2. في نوع الانذار اختر نوعًا موجودًا، أو اكتب اسم نوع جديد. عند الحفظ يسألك البرنامج هذا السجل غير مسجل لدينا هل ترغب فى تسجيله الان، فاختر نعم.
3. للخصم علّم يخصم من الراتب، واختر مبلغ مالي أو نسبه (من الراتب)، وأدخل القيمة.
4. اكتب ملاحظات ثم احفظ.

يُخصم الإنذار في راتب الشهر الذي يقع فيه تاريخ الانذار.

تخصيص ورديات الموظفين

شاشة تخصيص مواعيد الموظفين تعرض جدولًا شهريًا: صف لكل موظف وعمود لكل يوم، وفي كل خانة مواعيد الفترتين أو كلمة «راحة».

1. اختر الشهر واضغط Show.
2. انقر نقرًا مزدوجًا على خانة لتعديلها: حدد من والــي لـالفترة الاولى والفترة الثانية، أو علّم أجازة. تتلون الخانة المعدلة بالأصفر.
3. لتطبيق نفس الموعد على عدة خانات حددها ثم اضغط تعديل خلية. لنسخ يوم كامل اختر خانة فيه ثم نسخ يوم، واختر خانة في اليوم الهدف ثم لصق يوم.
4. اضغط Save لحفظ الجدول.

استيراد الموظفين من Excel

شاشة استيراد موظفين (قائمة استيراد موظفين Xls) تضيف عددًا كبيرًا من الموظفين من ملف Excel دفعة واحدة. لكل موظف يُنشأ حسابا «راتب شهرى» و«سلف وقروض» في الدليل المحاسبي.

1. اضغط استعراض واختر ملف .xls أو .xlsx، ثم اختر الورقة واضغط عرض.
2. اضغط اضافة. تُنقل الأعمدة التي تحمل عناوين معروفة، مثل: الاسم، الادارة، القسم، الوظيفة، الرقم القومى، تاريخ الميلاد، الجنسية، التليفون، محمول، العنوان، الايميل، تاريخ التعيين، المرتب، اسم البنك، رقم الحساب، ملاحظات، وأرصدة اجازة سنوى واجازة مرضى واجازة طارئة.
3. لحذف عمود لا تريده انقر عنوانه ثم حذف اعمدة. زر حذف يفرّغ جدول المعاينة.
4. اختر الفرع واضغط حفظ. يظهر سجل التقدم حتى رسالة Import completed successfully.

• عمود الاسم إلزامي. الإدارات والأقسام غير الموجودة تُنشأ تلقائيًا بأسمائها.
• كود الموظف يُولَّد تلقائيًا. النوع والحالة الاجتماعية لا يُستوردان، فأكملهما من بطاقة الموظف.
• يجب تحديد الحسابين الرئيسيين لرواتب الموظفين وسلفهم في إعدادات الحسابات الرئيسية قبل الاستيراد.

شريط الأدوات والاختصارات

لأن Enter يحفظ فورًا، اكتب الملاحظات في سطر واحد، وراجع البيانات قبل الضغط عليه.

الرسائل الشائعة

أسئلة شائعة