بيانات الموظفين والإدارات والتقييمات

قبل البدء

جهّز ما يلي بهذا الترتيب، لأن بطاقة الموظف تعتمد عليه:

1. تحديد حساب رواتب الموظفين وحساب سلف وقروض الموظفين في شاشة تحديد الحسابات الرئيسية. بدونهما لا يُحفظ أي موظف.
2. الإدارات ثم الأقسام.
3. مراكز التكلفة إن كنت تستخدمها.
4. نسب الخصم على التأخير قبل البدء في تسجيل الحضور والانصراف.

الإدارات والأقسام

الهيكل التنظيمي من مستويين: إدارة تضم عدة أقسام، وكل موظف يتبع قسمًا واحدًا.

شاشة الادارات

1. اكتب اسم الادارة.
2. اضغط حفظ أو Enter. تظهر الإدارة في الجدول ويُفرَّغ الحقل لإضافة غيرها.
3. للتعديل اضغط على الإدارة في الجدول، وعدّل الاسم، ثم احفظ.

شاشة الاقسام الرئيسية

1. اختر الادارة. يمكنك إضافة إدارة جديدة من الزر المجاور دون إغلاق الشاشة.
2. اكتب اسم القسم ثم احفظ.
3. للبحث اختر نوع البحث (الادارة أو القسم) واكتب في خانة بحث.

• لا يمكن تكرار اسم الإدارة، ولا تكرار اسم القسم داخل الإدارة نفسها.
• لا يمكن حذف إدارة تحتها أقسام، ولا حذف قسم فيه موظفون.
• أي إضافة أو تعديل يظهر فورًا في بطاقة الموظف المفتوحة.

تعريف موظف جديد

1. افتح ادارة الموظفين واضغط جديد. تُفتح شاشة تعريف موظف ويظهر كود جديد تلقائيًا (يبدأ من 100001).
2. في تبويب بيانات الموظف اكتب اسم الموظف، واختر الفرع والإداره ثم القسم، واكتب مسمى الوظيفة وباقي البيانات الشخصية.
3. في تبويب بيانات العمل حدد عدد أيام العمل الشهرية، وطريقة خصم الغياب، ومعدلات العمل الإضافي، وحدود الإجازات.
4. في تبويب مواعيد الحضور ضع علامة على أيام العمل، وحدد لكل يوم الفترة الاولى والفترة الثانية.
5. في تبويب شئون مالية أدخل الراتب الاساسى وتاريخ التعيين ونوع الدفع، وبيانات التأمينات إن وُجدت.
6. اضغط حفظ. يُنشأ الموظف وحساباه، وتُفرَّغ الشاشة لإضافة موظف آخر.

الحقول الإلزامية: الفرع، واسم الموظف، والإداره، والقسم، والراتب الاساسى (لا يقبل صفرًا).

إذا كان جهاز البصمة متصلًا، يسألك البرنامج بعد الحفظ: هل ترغب فى اضافة السجل الى وحدة FP. اختر «نعم» لإرسال كود الموظف واسمه إلى الجهاز.

حقول بطاقة الموظف

تبويب بيانات الموظف

حقول التواريخ الاختيارية (التجديد، ورخصة القيادة، والشهادة الصحية، وانتهاء العقد، والتأمين الطبي) بجانبها مربع اختيار. فعّله ليُحفظ التاريخ، وإلا يبقى الحقل فارغًا ولا يظهر في تقرير التجديد.

تبويب بيانات العمل

تبويب مواعيد الحضور

• ضع علامة على كل يوم عمل (من السبت إلى الجمعه)، وحدد له من والــي في الفترة الاولى والفترة الثانية.
• الانصراف فى اليوم التالى: للورديات الليلية التي ينتهي فيها الانصراف بعد منتصف الليل.
• في الموظف الجديد لا يكون أي يوم محددًا، فلا تنسَ تحديد أيام العمل.

يمكن تعديل وردية يوم معين لاحقًا من شاشات الحضور والانصراف.

تبويب شئون مالية

تفعيل الاستقالة لا يوقف الموظف تلقائيًا. غيّر الحالة إلى غير نشط أيضًا.

تبويب مكافأت

يعرض المكافآت المسجلة للموظف (التاريخ، والملاحظات، والمبلغ) للاطلاع فقط. تُسجَّل المكافآت من شاشات الرواتب والمكافآت.

الصور وبصمة اليد

• اضافة صورة: اضغط زر الإضافة واختر صورة. يمكن إضافة أكثر من صورة، والتنقل بينها بالأسهم. تُحفظ الصور عند حفظ الموظف.
• أضافه بصمه اليد: عند اتصال جهاز البصمة اختر أصبع اليد واضغط أيقونة البصمة. تظهر رسالة من فضلك قم بوضع الأصبع الأن على جهاز البصمه، فيضع الموظف إصبعه على الجهاز.
• زر Attachment في شريط الأدوات يفتح مرفقات الموظف (عقد، صور مستندات...). يعمل بعد حفظ الموظف.

قائمة الموظفين (ادارة الموظفين)

• الحالة: الكل أو نشط أو غير نشط. تظهر صفوف الموظفين غير النشطين باللون الرمادي.
• البحث: اختر نوع البحث (الاسم، الهاتف، الموبايل، الوظيفة، البريد، الكود، الادارة، القسم) ثم اكتب. البحث بالاسم يجد أي جزء من الاسم، والبحث بالكود يتطلب الكود كاملًا.
• نقر مزدوج على الموظف يفتح بطاقته للتعديل.
• جديد يفتح بطاقة موظف فارغة. إذا كانت بطاقة موظف مفتوحة بالفعل، يُنقل التركيز إليها، فاضغط فيها جديد.
• طباعة: تطبع القائمة كما تظهر على الشاشة.
• عمود الاساسى في القائمة يعرض الراتب الأساسي مضافًا إليه إجمالي مكافآت الموظف.
• Send To FP: يرسل كل موظفي القائمة إلى جهاز البصمة. Recive From FP: يضيف للبرنامج الموظفين المسجلين على الجهاز وغير الموجودين في البرنامج. الزران يعملان فقط عند اتصال الجهاز.

لفتح موظف استخدم النقر المزدوج. أمر Edit في قائمة الزر الأيمن لا يفتح الموظف المختار إذا كانت هناك بطاقة موظف مفتوحة بالفعل.

حذف موظف أو إيقافه

يمكن الحذف من ادارة الموظفين (بعد تحديد الموظف) أو من بطاقته. يُحذف مع الموظف حسابا الراتب والسلف ومرفقاته، ويُحذف من جهاز البصمة إذا كان متصلًا.

المهارات والخبرات والدورات

ثلاث شاشات متشابهة لملف الموظف المهني. في كل منها: اختر الموظف، وأكمل الحقول، ثم حفظ. للتعديل اضغط على السطر في الجدول ثم عدّل واحفظ. يمكنك تحديد أكثر من سطر وحذفها معًا. البحث يتم بأول حروف اسم الموظف.

تظهر في قائمة الموظف الموظفون النشطون فقط، وقد تقتصر على موظفي فرعك حسب صلاحياتك.

استلام العهدة

1. اختر الموظف.
2. اكتب الصنف (مثل: لابتوب، سيارة، مفاتيح) ومواصفاته، وكلاهما إلزامي.
3. حدد تاريخ الاستلام ثم احفظ.
4. اضغط طباعة لفتح اقرار تسلم العهدة، واختر الموظف لطباعة إقراره.

يعرض الجدول عهد الموظفين النشطين فقط. عند ترك الموظف للعمل احذف عهده بعد استلامها منه.

تجديد الإقامات والوثائق

شاشة تقرير تجديد وثائق تعرض الوثائق التي انتهت أو تنتهي حتى نهاية الشهر المختار للموظفين النشطين، وتتيح تجديدها جماعيًا. تُفتح أيضًا من عدّاد الوثائق المنتهية في لوحة المعلومات.

1. في تصفيه البيانات اختر النوع: Iqama (الهوية/الإقامة)، أو Drive License (رخصة القيادة)، أو Contract (العقد)، أو Health Certificate (الشهادة الصحية)، أو Medical Insurance (التأمين الطبي)، أو All (الكل).
2. اختر شهر. يمكنك التصفية بـالفرع أو القسم بتفعيل المربع المجاور لكل منهما.
3. اضغط زر العرض (أيقونة البحث). تظهر الأعمدة: النوع، والقسم، والكود، والموظف، ورقم الإقامة، وتاريخ الإصدار، وتاريخ التجديد.
4. للتجديد: حدد سطرًا أو أكثر (بالضغط مع Ctrl)، ثم اضغط تجديد. في لوحة Renew اختر التاريخ الجديد في Date واضغط OK.

يُحدَّث تاريخ الانتهاء في بطاقة كل موظف محدد، ويختفي من التقرير إذا أصبح خارج الشهر المختار.

زر الطباعة في هذه الشاشة لا يطبع النتائج حاليًا. لطباعة الوثائق المنتهية استخدم تقارير شئون العاملين.

التقييمات

نظام التقييم من ثلاث خطوات: تعرّف معايير التقييم، ثم تربطها بالأقسام، ثم تقيّم كل موظف حسب معايير قسمه.

1. معدلات التقييم

2. تقييمات الأقسام

1. اختر القسم.
2. من قائمة التقييمات المتوافره حدد معيارًا، واضغط سهم الإضافة لينتقل إلى التقييمات المضافه.
3. لإزالة معيار من القسم حدده في التقييمات المضافه واضغط سهم الإزالة.

التغيير يُحفظ مباشرة دون الضغط على حفظ.

3. تقييم الموظفين

1. اختر الموظف. تظهر فقط أسماء الموظفين النشطين في أقسام لها معايير تقييم.
2. اختر شهر التقييم. تظهر معايير قسم الموظف مع الدرجه الكليه لكل منها.
3. اكتب درجة الموظف في عمود التقييم. لا يقبل البرنامج درجة أكبر من الدرجة الكلية.
4. أضف ملاحظات إن أردت، ثم اضغط حفظ.

• إعادة الحفظ لنفس الموظف والشهر تستبدل التقييم السابق لهذا الشهر.
• المعايير الشهرية إلزامية قبل صرف الراتب: لا يمكن صرف راتب الشهر في صرف الرواتب قبل إدخال كل التقييمات الشهرية المرتبطة بقسم الموظف.

لا يوجد حذف لتقييم موظف من هذه الشاشة. لتصحيح تقييم أعد إدخال الدرجات للشهر نفسه واحفظ. إذا ظهر تقييم مكررًا في التقارير بعد إعادة الحفظ، راجع مسؤول النظام للتأكد من صلاحياتك على التقييمات.

نسب الخصم على التأخير (إعدادات شئون العاملين)

شاشة نسب الخصم تحدد نسبة الخصم حسب عدد دقائق التأخير. تُحسب النسبة من أجر يوم واحد (من إجمالي الراتب أو أساسيه حسب إعداد الموظف).

1. اكتب من والي بالدقائق، مثل من 1 إلى 15.
2. اكتب نسبة الخصم %، مثل 25.
3. أضف ملاحظات إن أردت، ثم احفظ.

• يجب أن تكون قيمة «من» أقل من «إلى»، ولا يُسمح بتداخل الشرائح.
• في الجدول تظهر النسبة ككسر عشري: 0.25 تعني 25%.
• لا يمكن تسجيل الحضور قبل إضافة شريحة واحدة على الأقل. ويجب أن تغطي الشرائح كل مدد التأخير المحتملة، وإلا يرفض البرنامج تسجيل حضور الموظف المتأخر.

ابدأ الشرائح من دقيقة واحدة وغطِّ حتى عدد كبير من الدقائق دون فجوات. لفترة السماح أضف شريحة نسبتها 0%، مثل من 1 إلى 10 بخصم 0.

خطوط توزيع المندوبين

شاشة ادارة خطوط توزيع المندوبين تعرّف خطوط السير (مناطق أو مسارات)، وتحدد المندوب المسؤول عن الخط في كل يوم من أيام الأسبوع. ثم تختار الخط في بطاقة العميل في حقل خط السير (انظر العملاء).

1. اكتب الاسم (إلزامي ولا يتكرر) وملاحظة.
2. ضع علامة على أيام الزيارة، واختر بجانب كل يوم المندوب المسؤول.
3. اضغط حفظ. يُسجَّل الخط على فرعك الحالي.

• تظهر في قائمة المندوبين الموظفون المحددون كـمندوب وغير المحددين كـمشرف.
• اليوم المحدد بدون مندوب لا يُحفظ.
• لا يمكن حذف خط مرتبط بعملاء. غيّر خط السير لهؤلاء العملاء أولًا.
• عند تعديل الخط اترك يومًا واحدًا على الأقل محددًا، فإزالة العلامة عن كل الأيام لا تمسح المندوبين السابقين.

شريط الأدوات والاختصارات

الرسائل الشائعة

أسئلة شائعة