موافقة صاحب الشركة على مسودات المساعد
المساعد الذكي يجهّز للموظف سندات وقيودًا وفواتير وتحويلات وأوامر شراء كمسودة يراجعها ويحفظها. بهذه الميزة تحدد مبلغًا: أي مسودة أكبر منه لا تُفتح مباشرة، بل يصل لصاحب الشركة طلب على واتساب، ويرد بكلمة واحدة موافق أو رفض.
التفعيل
- تأكد من تفعيل واتساب في الإعدادات المتقدمة، ومن تفعيل ميزتي أسئلة وتنبيهات صاحب الشركة على واتساب وموافقة صاحب الشركة لشركتك من الدعم الفني.
- افتح إعدادات المساعد الذكي واضغط أرقام صاحب الشركة، وسجّل رقم واتساب صاحب الشركة (ومن يعتمد معه) بالصيغة الدولية.
- في خانة حد موافقة صاحب الشركة على مسودات المساعد اكتب المبلغ، مثل
20,000، واضغط حفظ. القيمة0تعني إيقاف الميزة.
إذا لم يكن هناك رقم صاحب شركة مسجل، لا تعمل الموافقة ولا تمنع المسودات، لأنه لا يوجد من يوافق.
المستندات التي تحتاج موافقة
| المسودة | المبلغ الذي يُقارن بالحد |
|---|---|
| سند قبض / سند صرف | مبلغ السند. |
| قيد يومية | إجمالي المدين. |
| فاتورة بيع / مرتجع بيع | الكميات × سعر البيع المسجل على كارت الصنف. |
| فاتورة شراء / مرتجع شراء | الكميات × سعر الشراء المسجل على كارت الصنف. |
| تحويل مخزني | الكميات × سعر الشراء. |
| أمر شراء | الكميات × سعر الشراء. |
عرض السعر وأمر البيع لا يحتاجان موافقة. والمستخدم رقم 1 ومن له أرقام صاحب شركة مسجلة لا يُطلب منهم موافقة.
ماذا يحدث خطوة بخطوة
- يطلب الموظف من المساعد مستندًا، مثل:
سجّل سند صرف للمورد النور بمبلغ 35000. - المبلغ أكبر من الحد، فلا تُفتح المسودة. يرد المساعد بأن الطلب أُرسل لصاحب الشركة برقم مثل
A17. - تصل لصاحب الشركة رسالة واتساب: طلب موافقة A17 من محمد: سند صرف إلى النور بقيمة 35,000. للموافقة أرسل «موافق A17» وللرفض «رفض A17».
- يرد صاحب الشركة، فيصله تأكيد بما تم.
- خلال دقيقة يظهر للموظف تنبيه: وافق صاحب الشركة مع زر فتح المسودة، أو رفض صاحب الشركة الطلب.
- فتح المسودة يفتح المستند كما طُلب بالضبط. الموظف يراجعه ويحفظه بنفسه كالمعتاد؛ لا شيء يُحفظ تلقائيًا.
رد صاحب الشركة
- للموافقة:
موافق A17أوموافقة 17أوأوافق ١٧. - للرفض:
رفض A17أوأرفض 17أومرفوض ١٧. - الأرقام العربية والإنجليزية مقبولة، وحرف A اختياري.
- الرد يُقرأ من أي جهاز مفتوح للشركة، فلا يلزم أن يكون جهاز صاحب الشركة شغالًا.
- أي رسالة أخرى من صاحب الشركة تُعامل كسؤال عادي للمساعد كما في أسئلة واتساب.
| رد البرنامج على صاحب الشركة | المعنى |
|---|---|
| تمت الموافقة على A17 ... / تم رفض A17 ... | سُجل القرار ووصل للموظف. |
| الطلب A17 تمت الموافقة عليه من قبل | تم البت في الطلب قبل ذلك (منك أو من رقم آخر مسجل). |
| انتهت صلاحية الطلب A17 | مر على الطلب أكثر من 3 أيام؛ يطلبه الموظف من جديد إن لزم. |
| لا يوجد طلب موافقة برقم A17 | الرقم مكتوب خطأ. |
ملاحظات مهمة
- الموافقة على ما يجهّزه المساعد فقط. ما يعمله الموظف بنفسه من الشاشات تحكمه صلاحياته كالمعتاد.
- نفس الطلب مرتين وهو ينتظر لا يُرسل مرة ثانية؛ المساعد يذكّر الموظف بأنه ما زال ينتظر الرد.
- إذا فات الموظفَ التنبيه، يطلب نفس الطلب من المساعد مرة أخرى؛ إذا كان موافقًا عليه تُفتح المسودة مباشرة.
- إذا تعذّر فتح المسودة بعد الموافقة (تغيرت صلاحية أو صنف)، تبقى الموافقة قائمة ويمكن المحاولة مرة أخرى.
- كل طلب وكل قرار يُسجَّل في سجل المستخدمين.
اختر حدًا يناسب حجم شركتك: مرتفعًا بما يكفي حتى لا تزعجك المستندات اليومية الصغيرة، ومنخفضًا بما يكفي ليوقف المبالغ التي تحب أن تراها بنفسك. وراجع مقال الصلاحيات والموافقات.
أسئلة شائعة
هل تمنع الموافقة الموظف من عمل المستند بنفسه من الشاشة؟
لا. الموافقة على ما يجهّزه المساعد فقط. لتقييد الشاشات نفسها استخدم الصلاحيات واعتماد المستندات.
كيف يُحسب مبلغ الفاتورة أو أمر الشراء؟
الكمية في السعر المسجل على كارت الصنف: سعر البيع لمستندات المبيعات، وسعر الشراء للمشتريات والتحويلات وأوامر الشراء.
هل يمكن أن يوافق أكثر من شخص؟
نعم، كل الأرقام المسجلة في أرقام صاحب الشركة يصلها الطلب، وأول رد هو المعتمد.
هل تستهلك الموافقة من حصة الأسئلة؟
لا. الرد بـ«موافق» أو «رفض» يُسجَّل مباشرة بدون سؤال للمساعد.