الصلاحيات والموافقات: من يعتمد ماذا؟
إعطاء الجميع صلاحية كل شيء أسرع اليوم، وأخطر غدًا. ومنعهم من كل شيء يعطل العمل. الحل مصفوفة مكتوبة: كل وظيفة ترى وتفعل ما تحتاجه فقط، والعمليات الكبيرة تحتاج توقيعًا ثانيًا.
حسب الوظيفة لا الشخص
عرّف مجموعة صلاحيات لكل وظيفة (كاشير، بائع جملة، أمين مخزن، محاسب، مدير فرع) ثم اربط المستخدم بوظيفته. عند انتقال موظف أو تعيين جديد تنسخ صلاحيات الوظيفة بدل أن تتذكر عشرات الخيارات.
مصفوفة الاعتماد
| العملية | الموظف | مدير الفرع | الإدارة |
|---|---|---|---|
| خصم على الفاتورة | حتى 5% | حتى 15% | أكثر |
| بيع آجل فوق الحد | لا | حتى 20% فوق الحد | أكثر |
| سند صرف | حتى مبلغ صغير | حتى مبلغ متوسط | أكثر |
| أمر شراء | طلب فقط | اعتماد حتى حد | أكثر |
الأرقام مثال؛ ضع حدودك حسب حجم نشاطك واكتبها.
العمليات الحساسة
- حذف أو تعديل فاتورة بعد حفظها.
- المرتجع النقدي.
- تعديل الأسعار أو التكلفة.
- تسوية الجرد.
- القيود اليدوية على حسابات الخزينة والبنوك.
- رؤية الأرباح والتكلفة وأرصدة كل الفروع.
- الإعدادات والنسخ الاحتياطي والمستخدمون.
هذه لعدد قليل من الأشخاص، ويُراجع سجلها.
المراجعة الدورية
كل ربع سنة: من لديه صلاحيات أكثر من وظيفته؟ من ترك العمل وحسابه ما زال نشطًا؟ من يستخدم حساب زميله؟ واقرأ سجل العمليات الحساسة.
في البرنامج
- الصلاحيات ونسخها وتقييد الفروع والمخازن وحد الخصم: المستخدمون والصلاحيات، وسجل المستخدمين: أدوات النظام.
- اسأل المساعد الذكي: «نشاط المستخدمين النهارده»، «التعديلات والحذف على الفواتير الأسبوع ده»، «الفواتير بخصم أكبر من حد المستخدم».