حفظ المستندات وأرشفتها: الورقي والإلكتروني
المستند الذي لا تجده وقت الفحص الضريبي أو النزاع مع عميل كأنه لم يكن. الأرشفة المنظمة تجعل أي مستند على بعد دقيقة.
مدد الاحتفاظ القانونية بالدفاتر والمستندات يحددها قانون الضرائب والتجارة في كل بلد، وقد تكون خمس سنوات أو أكثر من نهاية السنة؛ راجع محاسبك.
ما الذي يُحفظ؟
- فواتير البيع والشراء والمرتجعات والإشعارات.
- سندات القبض والصرف ومستنداتها المؤيدة.
- كشوف البنوك ومطابقاتها، وصور الشيكات.
- العقود والاتفاقيات والتعديلات عليها.
- محاضر الجرد، وكشوف الرواتب والتأمينات.
- الإقرارات الضريبية وإيصالات السداد ومراسلات الجهات.
الأرشيف الورقي
رتّب حسب النوع ثم الشهر ثم الرقم: ملف لفواتير الشراء لكل شهر بترتيب أرقامها في البرنامج. اكتب رقم القيد أو السند على المستند الأصلي، فتربط الورقة بالحركة في ثوانٍ.
الأرشيف الإلكتروني
- امسح المستند ضوئيًا وأرفقه بالحركة في البرنامج نفسها، لا في مجلد منفصل لا يعرف أحد مكانه.
- اسم ملف واضح: النوع-الرقم-التاريخ.
- الفواتير الإلكترونية محفوظة في منظومة الضرائب، لكن احتفظ بنسخة لديك.
قواعد
- لا يُصرف مبلغ بلا مستند يُرفق قبل الترحيل.
- الأرشيف الإلكتروني جزء من النسخ الاحتياطي، بنفس قاعدة 3-2-1.
- صلاحية الاطلاع على المستندات الحساسة (رواتب، عقود) محدودة.
- لا يُتلف مستند قبل انقضاء المدة القانونية، وبمحضر.
في البرنامج
- المرفقات على المستندات والنسخ الاحتياطي: أدوات النظام، والصلاحيات: المستخدمون والصلاحيات.
- اسأل المساعد الذكي: «افتح فاتورة الشراء رقم 1520» للوصول للمستند ومرفقاته.