الأرصدة الافتتاحية: كيف تبدأ العمل على البرنامج بداية صحيحة

اختر تاريخ البداية

الأفضل أول شهر أو أول سنة مالية، بعد جرد فعلي. لا تبدأ في منتصف شهر إلا للضرورة، لأن تقارير ذلك الشهر ستكون مقسومة بين نظامين.

جهّز البيانات

• الأصناف: كود واسم ووحدة وسعر شراء وسعر بيع لكل صنف، بلا تكرار.
• المخزون: جرد فعلي يوم البداية بالكمية والتكلفة لكل مخزن.
• العملاء والموردون: الأرصدة بعد مطابقتها مع أهم الأطراف، ويُفضل تفصيل الفواتير المفتوحة للعملاء الكبار.
• البنوك والخزينة: كشف البنك وعد النقدية في نفس اليوم.
• الشيكات: الواردة والصادرة التي لم تُستحق بعد، كل شيك ببياناته.
• الأصول الثابتة: التكلفة ومجمع الإهلاك حتى تاريخ البداية.
• الالتزامات: قروض، مستحقات، ضرائب مستحقة.

ترتيب الإدخال

1. شجرة الحسابات والفروع والمخازن والمستخدمون.
2. الأصناف ثم أرصدة المخزون الافتتاحية.
3. العملاء والموردون بأرصدتهم.
4. الشيكات تحت التحصيل والصادرة.
5. قيد افتتاحي لباقي الحسابات (بنوك، أصول، قروض، رأس المال)؛ الفرق يذهب لرأس المال أو حساب الأرباح المحتجزة.

المطابقة بعد الإدخال

• ميزان المراجعة يوم البداية يطابق ميزانية آخر يوم في النظام القديم.
• إجمالي أرصدة العملاء والموردين في التقارير = رصيد حسابيهما في الميزان.
• قيمة المخزون في تقرير المخزون = رصيد حساب المخزون.
• اطبع كشوف حساب لأكبر 10 عملاء وأرسلها لهم للتأكيد.

أخطاء شائعة

• إدخال المخزون بأسعار البيع بدل التكلفة.
• إدخال رصيد العميل مرتين: مرة كرصيد افتتاحي ومرة بفواتيره القديمة.
• نسيان الشيكات المؤجلة، فيظهر العميل مدينًا بمبلغ دفعه بشيك.
• البدء بالبيع قبل اكتمال أرصدة المخزون، فتظهر أرصدة سالبة وتكلفة خاطئة.

في البرنامج

• الأصناف واستيرادها: الأصناف واستيراد الأصناف والباركود، والعملاء: العملاء، والموردون: الموردون، والقيد الافتتاحي: القيود اليومية.
• اسأل المساعد الذكي: «افحص جودة البيانات»، «الأصناف اللي رصيدها بالسالب»، «رصيد حساب المخزون».