مطابقة كشوف حسابات العملاء والموردين

أسباب الفروق

• فاتورة أو مرتجع لم يسجله أحد الطرفين بعد (بضاعة في الطريق).
• تحصيل أو شيك في الطريق، أو شيك مسجل عند طرف ولم يُصرف.
• خصم أو بونص متفق عليه سجله طرف دون الآخر.
• دفعة سُجلت على عميل آخر بالخطأ.
• فرق سعر بين الفاتورة وأمر الشراء.
• رصيد افتتاحي مختلف من البداية.

خطوات المطابقة

1. اطلب كشف حساب الطرف الآخر لنفس الفترة.
2. طابق الرصيد الافتتاحي أولًا؛ إن اختلف فابدأ من فترة أقدم.
3. علّم كل حركة موجودة عند الطرفين بنفس المبلغ.
4. اكتب الحركات غير المعلَّمة في قائمتين: عندي وليست عنده، وعنده وليست عندي.
5. اشرح كل بند: في الطريق، خطأ عندي، خطأ عنده.

خطاب تأكيد الرصيد

مرة في السنة على الأقل (ومع أكبر العملاء والموردين كل ربع سنة) أرسل كشف الحساب مع طلب توقيع العميل أو المورد بالموافقة أو ذكر رصيده عنده. التأكيد الموقع مفيد للمراجع الخارجي وفي أي نزاع.

تسوية الفرق

ما ثبت أنه خطأ عندك يُصحح بقيد أو مستند (إشعار خصم أو إضافة) بتاريخ اليوم مع شرح، لا بتعديل المستند القديم. وما هو «في الطريق» يُترك ويُتابع في المطابقة القادمة.

في البرنامج

• كشوف الحسابات: تقارير العملاء، والعملاء والموردون: العملاء والموردون.
• اسأل المساعد الذكي: «كشف حساب العميل فلان آخر 3 شهور»، «كشف حساب المورد فلان»، «تعاملات فلان بيع وشراء السنة دي».