الاعتمادات المستندية: الاعتماد ومصروفاته وأصنافه
من قائمة الاعتمادات المستندية تسجّل اعتمادات الاستيراد التي تفتحها لدى البنك لصالح الموردين. يجمع الاعتماد المستندي الأصناف المستوردة ومصروفات الاعتماد (شحن، تخليص، عمولات...) ويوزعها على الأصناف، فتحصل على تكلفة حقيقية لكل وحدة. ويمكنك ترحيله إلى الحسابات وإدخال أصنافه للمخزن مباشرة.
قبل البدء
جهّز ما يلي قبل تسجيل أول اعتماد:
- أنواع الاعتماد وسياسات الشحن.
- حساب البنك الذي يُفتح عليه الاعتماد، ويجب أن يكون حسابًا فرعيًا تحت حساب البنوك الرئيسي في الدليل المحاسبي.
- المورد في شاشة الموردين.
- سندات صرف المصروفات (شحن، جمارك، تأمين...) مسجلة ومرحّلة من سند الصرف في نفس الفرع والفترة المالية.
- حساب المشتريات (أو المخزون) الخاص بالفرع في إعدادات الحسابات الافتراضية، فهو الحساب الذي يُحمَّل عليه الاعتماد.
جميع شاشات الاعتمادات تجدها تحت قائمة الاعتمادات المستندية.
أنواع الاعتماد وسياسات الشحن
شاشتا انواع الاعتمادات وسياسة الشحن بسيطتان ومتشابهتان، وكل منهما قائمة تختار منها عند تسجيل الاعتماد.
- أنواع الاعتماد: مثل «اعتماد اطلاع» أو «اعتماد مؤجل الدفع» أو «اعتماد قابل للتحويل».
- سياسة الشحن: شروط الشحن المتفق عليها، مثل FOB أو CIF أو CFR.
- افتح الشاشة واضغط جديد. يظهر م دفتري تلقائيًا ويمكنك تغييره.
- اكتب الاسم ثم اضغط حفظ.
- للتعديل اضغط على السطر في الجدول، فتظهر بياناته، عدّلها ثم احفظ.
اكتب في خانة بحث بداية الاسم لتصفية الجدول. لا يمكن تكرار الرقم الدفتري، ولا حذف نوع أو سياسة مستخدمة في اعتماد.
تسجيل اعتماد جديد
- افتح اعتماد مستندى واضغط جديد. يظهر م دفترى تلقائيًا (يبدأ من 1 في كل فترة مالية).
- اكتب رقم الاعتماد كما في مستند البنك، وحدد تاريخ الاعتماد وانتهاء الاعتماد وميعاد الوصول.
- اختر المورد وبنك الاعتماد ونوع الاعتماد وسياسة الشحن.
- اختر العملة. للعملة الأجنبية يظهر المعدل من شاشة العملات ويمكنك تعديله. حدد العملة والمعدل قبل إضافة الأصناف.
- في تبويب تفاصيل الاصناف أضف الأصناف (انظر تفاصيل الأصناف). تُحسب قيمة الاعتماد تلقائيًا.
- في تبويب تفاصيل المصروفات أضف سندات الصرف الخاصة بالاعتماد (انظر المصروفات).
- اجعل الحالة مرحل إن أردت إنشاء القيد، وحدد ترحيل للمخزن والمخزن إن وصلت البضاعة.
- اضغط حفظ. يسألك البرنامج عن الطباعة، ثم تُفرَّغ الشاشة لاعتماد جديد.
إذا لم تصل البضاعة بعد، احفظ الاعتماد غير مرحل، وأضف المصروفات كلما سُددت، ثم رحّله وأدخل الأصناف للمخزن عند الاستلام.
حقول الاعتماد
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| م دفترى | رقم تسلسلي داخلي للاعتماد، ولا يتكرر في نفس الفترة المالية. |
| رقم الاعتماد | رقم الاعتماد لدى البنك، وتبحث به لاحقًا. |
| تاريخ الاعتماد / انتهاء الاعتماد | تاريخ فتح الاعتماد وتاريخ انتهاء صلاحيته. تاريخ الاعتماد هو تاريخ القيد المحاسبي. |
| ميعاد الوصول | تاريخ وصول الشحنة المتوقع، وهو تاريخ دخول الأصناف للمخزن. |
| المورد | المستفيد من الاعتماد. |
| بنك الاعتماد | البنك الذي فُتح لديه الاعتماد، ويُخصم منه مبلغ الاعتماد عند الترحيل. |
| نوع الاعتماد / سياسة الشحن | من القوائم التي عرّفتها في الإعدادات. |
| نوع الشحن | كلي أو جزئي. |
| العملة / المعدل | عملة الاعتماد وسعر صرفها مقابل العملة المحلية. |
| قيمة الاعتماد | تُحسب تلقائيًا: مجموع (الكمية × السعر) للأصناف بعملة الاعتماد. |
| من حـــ | حساب المشتريات (أو المخزون) الخاص بفرعك، ويُملأ تلقائيًا ولا يُعدَّل. |
| الحالة | مرحل ينشئ القيد المحاسبي، وغير مرحل يحفظ الاعتماد بدون قيد. |
| ترحيل للمخزن | عند تحديده تختار المخزن (من مخازن فرعك)، فتدخل الأصناف إليه بتكلفتها النهائية. |
| الوصف | ملاحظات حرة تظهر في الطباعة. |
تفاصيل الأصناف
- في تبويب تفاصيل الاصناف اختر الصنف ثم الوحدة. يظهر السعر مقترحًا من بطاقة الصنف محوّلًا لعملة الاعتماد.
- اكتب الكمية وعدّل السعر حسب فاتورة المورد. يظهر الاجمالى.
- اضغط زر الإضافة (+). إذا كان الصنف بنفس الوحدة موجودًا في الجدول تُستبدل كميته وسعره.
يمكنك أيضًا تعديل الكمية والسعر ونسبة م عام مباشرة في الجدول. لحذف صنف حدده واضغط زر الحذف.
| العمود | المعنى |
|---|---|
| السعر / الاجمالى | بعملة الاعتماد. |
| السعر ع.م / الاجمالى ع.م | بالعملة المحلية (السعر × المعامل). |
| نسبة م عام | نصيب الصنف من المصروفات العامة %. |
| قيمة المصروف | نصيب الصنف من المصروفات العامة بالعملة المحلية. |
| المصاريف الخاصة | المصروفات المحمّلة على هذا الصنف وحده. |
| اجمالى المصاريف | المصروف العام + الخاص. |
| الاجمالي ع.م | قيمة الصنف المحلية + مصروفاته. |
| تكلفة الوحدة ع.م | الاجمالي ع.م ÷ الكمية، وهي التكلفة التي يدخل بها الصنف المخزن. |
| المعامل | سعر الصرف وقت إضافة الصنف. |
أسفل الجدول تظهر: اجمالى تكلفة الاصناف، واجمالى المصروفات، واجمالى تكلفة الاصناف بعد اضافة المصروفات.
يحتفظ كل صنف بسعر الصرف الذي كان وقت إضافته. إذا غيّرت المعدل بعد إضافة الأصناف، احذفها وأعد إضافتها ليُطبق السعر الجديد.
تفاصيل المصروفات وتوزيعها
المصروفات هنا هي سندات صرف مرحّلة دفعتها على الاعتماد. تظهر في قائمة المصروف بصيغة «سند صرف رقم ... من ... الى ...» وبقيمتها بالعملة المحلية. السند الواحد يُستخدم في اعتماد واحد فقط.
- أضف الأصناف أولًا، ثم افتح تبويب تفاصيل المصروفات.
- اختر المصروف. إن لم يظهر سند سجلته للتو اضغط زر التحديث بجانب القائمة.
- اختر الحالة:
- مصروف عام: يُوزَّع على كل الأصناف حسب نسبة م عام.
- مصروف خاص: يُحمَّل على صنف واحد. حدد الصنف أولًا في جدول الأصناف (إذا كان في الاعتماد صنف واحد يُختار تلقائيًا).
- اضغط زر الإضافة (+). يظهر اجمالى المصروفات العامة واجمالى المصروفات الخاصة.
طريقة توزيع المصروف العام
مفتاح توزيع صروف عام له وضعان:
- نسبة متساوية: تتوزع النسبة بالتساوي على الأصناف. يمكنك كتابة نسبة صنف بنفسك في الجدول، فيُوزَّع الباقي حتى 100% على بقية الأصناف بالتساوي.
- كمية وسعر: نصيب كل صنف حسب قيمته المحلية (الكمية × السعر) من إجمالي قيمة الأصناف.
- لحذف مصروف حدده في جدول المصروفات واضغط زر الحذف؛ إذا كان خاصًا تُخصم قيمته من الصنف.
- لا يمكن حذف صنف عليه مصروف خاص؛ احذف المصروف أولًا.
عند تعديل اعتماد محفوظ لا يمكن إزالة كل مصروفاته دفعة واحدة؛ اترك مصروفًا واحدًا على الأقل، أو احذف الاعتماد وأعد تسجيله.
الترحيل المحاسبي والمخزني
القيد المحاسبي
عند الحفظ والحالة مرحل يُنشأ قيد تلقائي بتاريخ الاعتماد، تراه في القيود:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| حساب المشتريات أو المخزون (من حـــ) | قيمة الاعتماد + المصروفات | — |
| بنك الاعتماد | — | قيمة الاعتماد |
| حسابات المصروفات في سندات الصرف | — | قيمة كل مصروف |
بهذا تنتقل المصروفات من حساباتها إلى تكلفة البضاعة. ويظهر الاعتماد في حساب المورد بقيمته مدينًا ودائنًا معًا للمتابعة، دون أثر على رصيده.
الترحيل للمخزن
- حدد ترحيل للمخزن واختر المخزن.
- اجعل الحالة مرحل، فالترحيل للمخزن يتطلب الترحيل المحاسبي.
- اضغط حفظ وأكّد رسالة التنبيه. تدخل الأصناف المخزن بتاريخ ميعاد الوصول وبـ تكلفة الوحدة ع.م، ويُحدَّث سعر الشراء حسب إعدادات التقييم.
البحث والتعديل والحذف
- البحث السريع: اختر نوع البحث (رقم الاعتماد أو دفترى) واكتب الرقم في خانة بحث، فيُفتح الاعتماد. البحث الدفتري يقبل أرقامًا فقط.
- بحث متقدم: افتح لوحة بحث متقدم، وحدد الفترة (من / الى) حسب تاريخ الاعتماد، والمورد والفرع والمستخدم والحالة (كلاهما / مرحل / غير مرحل)، ثم اضغط زر البحث. اضغط على أي سطر لفتح الاعتماد.
- تعديل اعتماد مرحل: غيّر الحالة إلى غير مرحل واحفظ (يُلغى القيد)، عدّل ما تريد، ثم أعده مرحل واحفظ.
- الحذف: افتح الاعتماد واضغط حذف وأكّد.
شريط الأدوات والاختصارات
| الزر | الاختصار | الوظيفة |
|---|---|---|
| جديد | Ctrl+N | تفريغ الشاشة لاعتماد جديد. |
| حفظ | Ctrl+S | حفظ الاعتماد، ثم سؤال عن الطباعة. |
| حذف | Ctrl+D | حذف الاعتماد المفتوح. |
| طباعة | Ctrl+P | طباعة الاعتماد بأصنافه ومصروفاته. |
| تحديث | F5 | إعادة تحميل القوائم (موردين، بنوك، سندات صرف...). |
في الفترة المالية المغلقة لا يمكن الحفظ أو الحذف.
تقارير الاعتمادات
في كل تقرير حدد الفترة (من / الى) حسب تاريخ الاعتماد، ثم أزل علامة «الكل» من أي فلتر لتختار قيمة محددة، واضغط زر العرض ثم زر الطباعة. الفترة الافتراضية من أمس إلى الغد، فغيّرها حسب حاجتك.
| التقرير | الفلاتر | ما يعرضه |
|---|---|---|
| تقريرالاعتمادات | المورد، البنك، الفرع، اليوزر | قائمة الاعتمادات: المورد، رقم الاعتماد، التواريخ، العملة والمعامل، القيمة، سياسة الشحن، البنك، النوع. |
| تقرير مصاريف الاعتماد | الفرع، الحساب | كل سند صرف محمّل على اعتماد: رقم السند ووصفه وقيمته المحلية ونوع المصروف (عام/خاص). فلتر الحساب يعرض مصروفات حساب مصروف معين. |
| تقرير اصناف الاعتماد | الفرع، الصنف | أصناف كل اعتماد بالكمية والسعر والقيمة المحلية والمصروفات العامة والخاصة والتكلفة النهائية للوحدة. |
الرسائل الشائعة
| الرسالة | المعنى |
|---|---|
| عفوا تأكد من بياناتك أولا | حقل إلزامي فارغ: المورد، أو البنك، أو النوع، أو سياسة الشحن، أو العملة، أو المعدل، أو لا توجد أصناف، أو حساب الفرع غير معرّف. |
| عفوا.هذا السجل مرحل لا يمكن تعديله او حذفه | تحاول حفظ تعديل على اعتماد مرحل. اجعله غير مرحل أولًا. |
| يجب ترحيل السند محاسبيا مع اعتماد وتقييم الكميات مخزنيا | اخترت ترحيل للمخزن والحالة غير مرحل. |
| لقد اخترت ترحيل مخزنى للاصناف... | تأكيد قبل إدخال الأصناف للمخزن؛ بعده لا يمكن تعديل التكلفة. |
| لابد من اضافة اصناف اولا | أضف الأصناف قبل المصروفات. |
| لابد من تحديد الصنف المراد اضافة المصروف الخاص عليه اولا | اضغط على الصنف في جدول الأصناف ثم أضف المصروف الخاص. |
| تم اضافة المصروف بالفعل | سند الصرف موجود في الجدول. |
| لا يمكن حذف الصنف لوجود مصروف خاص له احذف المصروف اولا | احذف المصروف الخاص ثم الصنف. |
| لا يمكن البحث بحروف او علامات فى البحث بالرقم الدفترى | البحث الدفتري بالأرقام فقط. |
| عفوا المسلسل الدفترى مسجل سابقا | في أنواع الاعتماد أو سياسات الشحن: الرقم مستخدم. |
| لا يمكن اجراء تعديل لهذا السجل لاستخدامه من قبل اخر / لا يمكن الحذف مستخدم فى شاشة اخرى | النوع أو السياسة مستخدمة في اعتماد ولا يمكن حذفها. |
| عفوا فترة مالية مغلقة لا يمكن تنفيذ الاجراء | الفترة المالية مغلقة. |
أسئلة شائعة
لماذا لا يظهر سند الصرف في قائمة المصروفات؟
تظهر فقط سندات الصرف المرحّلة في نفس الفرع والفترة المالية، وغير المرتبطة باعتماد آخر. رحّل السند ثم اضغط زر التحديث بجانب قائمة المصروف.
كيف أعدّل اعتمادًا مرحلًا؟
غيّر الحالة إلى غير مرحل واحفظ، عدّل البيانات، ثم أعده مرحل واحفظ. الاعتماد الذي أُدخلت أصنافه للمخزن نهائي ولا يُعدَّل.
كيف تُحسب تكلفة الصنف؟
قيمة الصنف بالعملة المحلية + نصيبه من المصروفات العامة + مصروفاته الخاصة، ثم يُقسم الناتج على الكمية لتحصل على تكلفة الوحدة ع.م.
ضغطت حفظ ولم يحدث شيء ولم تظهر أي رسالة؟
تحقق أن م دفترى غير مكرر لاعتماد آخر في نفس الفترة. إذا استمرت المشكلة فقد تكون وحدة الاعتمادات غير مفعّلة في ترخيصك؛ تواصل مع الدعم الفني.
هل أحتاج فاتورة شراء بعد الاعتماد؟
إذا أدخلت الأصناف للمخزن من الاعتماد فلا تسجّل فاتورة شراء لنفس الكميات حتى لا تتكرر في المخزن.