خطابات الضمان: الإصدار والتمديد والتقليل والإنهاء
خطاب الضمان يصدره البنك بطلب منك لصالح عميل أو جهة حكومية، غالبًا للدخول في مناقصة أو لضمان تنفيذ عقد. من شاشة خطاب الضمان تسجّل الخطاب وعمولة البنك ومصاريفه، ثم تتابع التمديد والتقليل والإنهاء حتى استرداد المبلغ، ويُنشأ القيد المحاسبي لكل حركة تلقائيًا.
قبل البدء
- أنواع خطابات الضمان وحالاتها: نوع واحد وحالة واحدة على الأقل.
- حساب خطابات الضمان محدد في إعدادات الحسابات الافتراضية، وإلا لن يُحفظ أي خطاب.
- حساب البنك، ويجب أن يكون حسابًا فرعيًا تحت حساب البنوك الرئيسي في الدليل المحاسبي.
- حسابات لعمولة البنك ومصاريفه تحت حساب المصروفات الرئيسي.
- العميل في شاشة العملاء.
شاشات خطابات الضمان موجودة ضمن قائمة الاعتمادات المستندية.
أنواع وحالات خطابات الضمان
- انواع خطابات الضمان: مثل «ابتدائي» و«نهائي» و«دفعة مقدمة».
- حالات خطابات الضمان: لمتابعة وضع الخطاب، مثل «ساري» و«تحت التسييل» و«مسترد».
- افتح الشاشة واضغط جديد. يظهر م دفتري تلقائيًا.
- اكتب الاسم واضغط حفظ.
- للتعديل اضغط على السطر في الجدول، عدّل ثم احفظ. اكتب في بحث بداية الاسم للتصفية.
زر طباعة يطبع القائمة كاملة. لا يمكن تكرار الرقم الدفتري، ولا حذف نوع أو حالة مستخدمة في خطاب.
إصدار خطاب ضمان
- افتح خطاب الضمان واضغط جديد. يظهر م دفترى تلقائيًا.
- اختر العميل، فيظهر عنوان العميل تلقائيًا ويمكنك تعديله.
- اكتب كراسة الشروط (رقم المناقصة) ورقم خطاب الضمان والغرض من الخطاب.
- اختر نوع الخطاب وحالة الخطاب والبنك.
- حدد تاريخ الطلب وتاريخ الاصدار وتاريخ الانتهاء.
- اختر العملة (والمعدل للعملة الأجنبية) واكتب قيمة الخطاب.
- اختر حساب عمولة البنك واكتب قيمة العمولة، واختر حساب مصاريف البنك واكتب قيمة المصاريف. تُحسب النسب تلقائيًا.
- اختر مركز التكلفة إن وُجد، واكتب ملاحظات.
- اجعل الحالة مرحل لإنشاء القيد، ثم اضغط حفظ. يسألك البرنامج عن الطباعة.
قبل الحفظ مرحلًا: افتح لوحة بحث متقدم وتأكد أن خانة الفرع فيها هو فرعك، فالقيد يُسجَّل على الفرع المختار هناك.
حقول الخطاب
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| م دفترى | رقم داخلي، لا يتكرر في نفس الفترة المالية. |
| العميل / عنوان العميل | الجهة المستفيدة من الخطاب. |
| كراسة الشروط | رقم كراسة الشروط أو المناقصة. إلزامي. |
| رقم خطاب الضمان | رقم الخطاب لدى البنك. إلزامي. |
| الغرض من الخطاب | وصف حر، مثل «ضمان ابتدائي لمناقصة توريد». |
| نوع الخطاب / حالة الخطاب | من القوائم التي عرّفتها في الإعدادات. |
| البنك | البنك المُصدر، ويُخصم منه المبلغ والعمولة والمصاريف. |
| تاريخ الطلب | تاريخ طلب الخطاب، وهو تاريخ القيد. |
| تاريخ الاصدار / تاريخ الانتهاء | مدة سريان الخطاب. |
| العملة / المعدل | عملة الخطاب وسعر صرفها. |
| قيمة الخطاب | مبلغ الضمان. إلزامي ولا يساوي صفرًا. |
| عمولة البنك / قيمة العمولة / نسبة العمولة | حساب العمولة وقيمتها؛ النسبة تُحسب من قيمة الخطاب. |
| مصاريف البنك / قيمة المصاريف / نسبة المصاريف | حساب المصاريف وقيمتها؛ النسبة تُحسب تلقائيًا. |
| مركز التكلفة | اختياري، ويُسجَّل على سطر البنك في القيد. |
| الحالة | مرحل ينشئ القيد، وغير مرحل يحفظ بدون قيد. |
القيود المحاسبية
كل حركة تُحفظ مرحل تنشئ قيدًا تلقائيًا تراه في القيود:
| الحركة | مدين | دائن |
|---|---|---|
| إصدار الخطاب / التمديد | حساب خطابات الضمان (القيمة)، وحساب العمولة، وحساب المصاريف | البنك (الإجمالي) |
| التقليل / الإنهاء | البنك (القيمة ناقص العمولة والمصاريف)، وحساب العمولة، وحساب المصاريف | حساب خطابات الضمان (القيمة) |
بهذا يبقى في حساب خطابات الضمان المبلغ المحجوز لدى البنك، ويعود للبنك عند التقليل أو الإنهاء.
التمديد والتقليل والإنهاء
ثلاث شاشات بنفس الشكل: تمديد خطاب الضمان، وتقليل خطابات الضمان، وانهاء خطاب الضمان. في قائمة الخطاب تظهر فقط الخطابات المرحلة وغير المنتهية.
- التمديد: زيادة قيمة الخطاب و/أو مد تاريخ انتهائه.
- التقليل: تخفيض قيمة الخطاب واسترداد جزء من المبلغ.
- الإنهاء: إغلاق الخطاب واسترداد المتبقي بالكامل.
- افتح الشاشة المناسبة واختر الخطاب. تُملأ تلقائيًا: تاريخ الطلب والبنك والعملة والمعدل وحسابات العمولة والمصاريف ومركز التكلفة.
- حدد تاريخ التمديد (تاريخ الحركة، ويُستخدم أيضًا في التقليل والإنهاء) وتاريخ الانتهاء الجديد.
- اكتب قيمة الخطاب: مقدار الزيادة في التمديد، أو مقدار التخفيض في التقليل. في الإنهاء تظهر القيمة المتبقية تلقائيًا ولا تُعدَّل.
- اكتب قيمة العمولة وقيمة المصاريف إن وُجدت.
- اجعل الحالة مرحل واضغط حفظ.
- لا يمكن إنهاء خطاب له حركة غير مرحلة؛ رحّل كل حركاته أولًا.
- بعد الإنهاء لا يمكن تمديد الخطاب أو تقليله، ولا يظهر في القائمة.
- للبحث عن حركة: اكتب رقمها الدفتري في بحث، أو استخدم بحث متقدم بالفترة (حسب تاريخ الحركة) والعميل والفرع والمستخدم والحالة.
- لحذف حركة: يجب أن تكون غير مرحلة، وألا يكون الخطاب منتهيًا.
بعد حفظ تمديد أو تقليل أو إنهاء مرحلًا، راجع قيود خطابات الضمان في القيود وتأكد أن قيد الخطاب الأصلي ما زال موجودًا. إن اختفى قيد أي خطاب فتواصل مع الدعم الفني قبل إدخال حركات أخرى.
كما في شاشة الإصدار، تأكد قبل الحفظ مرحلًا أن خانة الفرع في بحث متقدم هي فرعك.
البحث والتعديل والحذف
- البحث السريع: اختر نوع البحث (كراسة الشروط أو الخطاب أو دفترى) واكتب الرقم في بحث.
- بحث متقدم: حدد من / الى حسب تاريخ الطلب، والعميل والفرع والمستخدم والحالة، ثم اضغط زر البحث واضغط على السطر لفتحه.
- تعديل خطاب مرحل: اجعل الحالة غير مرحل واحفظ (يُلغى القيد)، عدّل، ثم أعده مرحل واحفظ.
- بعد أي تمديد أو تقليل أو إنهاء لا يمكن تعديل الخطاب الأصلي أو حذفه.
- الحذف: متاح فقط للخطاب غير المرحل الذي ليس له حركات.
- الطباعة: تطبع الخطاب مع كل حركاته وإجمالي القيمة والعمولات والمصاريف.
أزرار الشاشة: جديد، حفظ، حذف، طباعة، تحديث. في الفترة المالية المغلقة لا يمكن الحفظ أو الحذف.
تقارير خطابات الضمان
حدد الفترة (من / الى) حسب تاريخ طلب الخطاب، وأزل علامة «الكل» من أي فلتر (العميل، البنك، الفرع، المستخدم) لتختار قيمة محددة، ثم اضغط زر العرض ثم الطباعة. التقريران يعرضان الحركات المرحلة فقط.
| التقرير | ما يعرضه |
|---|---|
| تقرير خطاب الضمان ملخص | سطر لكل خطاب: كراسة الشروط، رقم الخطاب، تاريخه، آخر تاريخ انتهاء، العميل، البنك، العملة، متوسط سعر الصرف، صافي القيمة (الإصدار + التمديد − التقليل)، إجمالي العمولة والمصروف، بالعملة والعملة المحلية، ومركز التكلفة. |
| تقرير خطاب الضمان تفصيلى | لكل خطاب: سطر ببياناته، ثم سطر لكل حركة (بداية الخطاب، تمديد، تقليل، انهاء) بتاريخها وقيمتها وعمولتها ومصاريفها، ثم سطر اجمالى الخطاب. |
في التقرير التفصيلي اختر العميل من الفلتر للحصول على أسماء صحيحة، فعند عرض كل العملاء قد يظهر اسم عميل واحد لكل الخطابات. وفي التقريرين لا تُخصم قيمة انهاء من صافي القيمة، فالخطاب المنتهي يظهر بآخر قيمة له؛ راجع سطر «انهاء» في التقرير التفصيلي.
الرسائل الشائعة
| الرسالة | المعنى |
|---|---|
| عفوا تأكد من بياناتك أولا | حقل إلزامي فارغ: العميل، النوع، الحالة، البنك، العملة، حسابا العمولة والمصاريف، رقم الخطاب، كراسة الشروط، أو القيمة صفر. |
| عفوا لم يتم تحديد حساب خطابات الضمان فى الدليل المحاسبى | حدد حساب خطابات الضمان في إعدادات الحسابات الافتراضية. |
| عفوا.هذا السجل مرحل لا يمكن تعديله او حذفه | الخطاب أو الحركة مرحلة. اجعلها غير مرحلة لتعديلها؛ الحذف غير متاح للمرحل. |
| لا يمكن اجراء تعديل لهذا السجل لاستخدامه من قبل اخر | للخطاب حركات تمديد أو تقليل أو إنهاء، أو النوع/الحالة مستخدمة في خطاب. |
| عفوا المسلسل الدفترى مسجل سابقا | الرقم الدفتري مستخدم. |
| لا يمكن عمل انهاء لخطاب لم يتم ترحيل حركات به | رحّل كل حركات الخطاب قبل إنهائه. |
| لا يمكن عمل تمديد او تقليل او تعديل لخطاب تم عمل انهاء له | الخطاب منتهٍ. |
| عفو هذا السجل مرتبط بسجلات اخرى لا يمكن تعديله | لا يمكن حذف حركة لخطاب منتهٍ. |
| هذا السجل موجود مسبقا | في شاشة الإنهاء: لا يوجد رصيد متبقٍ للخطاب. |
| لا يمكن البحث بحروف او علامات فى البحث بالرقم الدفترى | البحث الدفتري بالأرقام فقط. |
أسئلة شائعة
لماذا لا يظهر الخطاب في شاشة التمديد؟
تظهر فقط الخطابات المرحلة وغير المنتهية. افتح الخطاب، اجعل الحالة مرحل واحفظ، ثم اضغط تحديث في شاشة التمديد.
لماذا لا أستطيع تعديل الخطاب؟
إما أنه مرحل فاجعله غير مرحل أولًا، أو له حركات تمديد أو تقليل أو إنهاء، وحينها يُعدَّل وضعه عبر حركة جديدة.
كيف أعرف المتبقي من خطاب الضمان؟
من سطر اجمالى الخطاب في التقرير التفصيلي، أو افتح شاشة انهاء خطاب الضمان واختر الخطاب فتظهر القيمة المتبقية (دون أن تحفظ).
هل يمكن إصدار خطاب لمورد؟
لا، قائمة العميل تعرض العملاء فقط.