إدارة مراكز الصيانة: الاستلام والفحص والتسليم
نظام الصيانة مصمم لمراكز صيانة الأجهزة، مثل الموبايلات والحواسيب والأجهزة المنزلية. تستلم الجهاز من العميل وتطبع له إيصال استلام برقم الإذن. بعدها يفحص المهندس الجهاز ويسجل التقرير والتكلفة وقطع الغيار، ثم تحصّل الباقي وتسلّم الجهاز. كل مبلغ تقبضه يُسجَّل تلقائيًا في الخزينة بقيد محاسبي.
الشاشة الرئيسية للصيانة
تفتح الصيانة في نافذة مستقلة عنوانها Service POS. تحتوي على الأزرار التالية:
| الزر | ماذا يفتح |
|---|---|
| جديد | شاشة اضافة خدمة لاستلام جهاز جديد. |
| متابعة | شاشة المتابعة: أذون الفرع الحالي، ومنها تنتقل إلى الفحص والتسليم. |
| متابعة فروع | عرض أذون كل الفروع للاطلاع فقط. |
| تقارير خدمات | تقرير الخدمات بفلاتر متعددة. |
| تقرير الخزينة | تقرير حركة الخزينة العام. |
| ادارة منتجات / ادارة الموديلات | أنواع الأجهزة وموديلات كل نوع. |
| ادارة تصنيفات رئيسية / ادارة تصنيفات فرعية | مجموعات الأعطال والأعطال التفصيلية داخل كل مجموعة. |
| استعلام اسعار | الاستعلام عن سعر صنف، مثل قطعة غيار. |
| خروج | إغلاق البرنامج بعد التأكيد. |
في أعلى الشاشة قائمتان لاختيار الفرع والخزينة. تُسجَّل الأذون الجديدة على هذا الفرع، وتدخل المبالغ هذه الخزينة. يظهر الفرع والخزينة الحاليان أيضًا في شريط الحالة أسفل الشاشة.
تغيير الفرع أو الخزينة يغلق تلقائيًا شاشات الاستلام والمتابعة والفحص والتسليم المفتوحة. احفظ عملك قبل التغيير. لا يستطيع المستخدم تغيير الفرع والخزينة إلا إذا كانت لديه صلاحية.
قبل البدء: التعريفات
- المنتجات (ادارة المنتجات): أنواع الأجهزة التي تستقبلها، مثل «موبايل» أو «لابتوب» أو «غسالة». اكتب اسم المنتج واحفظ.
- الموديلات (ادارة الموديلات): اختر المنتج واكتب الموديل. الموديل إلزامي في كل إذن صيانة، فعرّف موديلًا واحدًا على الأقل لكل منتج.
- التصنيفات الرئيسية (ادارة التصنيفات الرئيسية): مجموعات الأعطال، مثل «شاشة» أو «شحن» أو «صوت».
- التصنيفات الفرعية (ادارة تصنيفات فرعية): الأعطال التفصيلية. اختر تصنيف رئيسى واكتب وصف تصنيف فرعى، مثل «كسر شاشة». هذه الأعطال تختار منها لكتابة شكوى العميل بسرعة.
- مهندسو الصيانة: تظهر في شاشة الفحص قائمة الموظفين المفعَّل لهم خيار مندوب في بطاقة الموظف (انظر شئون العاملين). فعّل الخيار لكل مهندس.
- المخزن الافتراضي للفرع: قطع الغيار تُخصم منه، ولا يمكن حفظ الفحص بدونه (انظر المخازن).
- قطع الغيار: عرّفها كأصناف في الأصناف داخل فئة من نوع مواد خام. شاشة الفحص لا تعرض إلا أصناف هذه الفئات.
- الحسابات: يلزم وجود حساب الإيرادات الأخرى في إعدادات الحسابات الافتراضية، وأن يكون للخزينة حساب في الدليل. بدونهما لا يُحفظ أي مبلغ.
في كل شاشات التعريف: F1 جديد، وF2 حفظ، وF6 حذف. اختر السطر من الجدول لتعديله، واستخدم مربع بحث للتصفية بالاسم. لا يُسمح بتكرار الاسم نفسه.
دورة الجهاز كاملة
- الاستلام: موظف الاستقبال يفتح جديد ويسجل العميل والجهاز والعطل والتكلفة المتوقعة والمقدم، ثم يطبع الإيصال للعميل. يُقيَّد المقدم في الخزينة فورًا.
- الانتظار: يظهر الإذن في شاشة المتابعة بحالة انتظار الفحص.
- الفحص والإصلاح: يفتح المهندس الإذن بزر فحص، فيكتب التقرير ويحدد الحالة والتكلفة الفعلية، ويضيف قطع الغيار المستخدمة. عند الحفظ تُخصم القطع من المخزن.
- إبلاغ العميل: يمكن إرسال رسالة SMS للعميل من شاشة المتابعة.
- السداد والتسليم: عند حضور العميل اختر الإذن واضغط تسليم، وراجع المبلغ المدفوع، ثم اضغط سداد وتسليم. يُقيَّد المبلغ في الخزينة، ويُقفل الإذن.
استلام جهاز (إذن صيانة جديد)
- اضغط جديد من الشاشة الرئيسية. يظهر رقم الإذن تلقائيًا، ويبدأ بكود الفرع ثم رقم مسلسل خاص بالفرع (مثل
A125). - في بيانات العميل اكتب اسم العميل ورقم الهاتف. إذا كتبت رقمًا سبق تسجيله، يُملأ الاسم تلقائيًا من آخر إذن. ويمكنك أيضًا اختيار اسم عميل سابق من القائمة.
- في بيانات الجهاز اختر المنتج ثم الموديل، فتظهر موديلات المنتج المختار فقط. ثم اكتب الرقم المسلسل واللون.
- في الملحقات علّم ما استلمته مع الجهاز: بطاريه أو شاحن أو اخرى. عند اختيار «اخرى» يظهر حقل لكتابة الملحق.
- اكتب وصف المنتج، أي حالة الجهاز الظاهرة عند الاستلام (خدوش، كسر، ...). هذا الحقل إلزامي.
- سجّل ملاحظات العميل. يمكنك الكتابة مباشرة، أو اختيار تصنيف رئيسى ثم تصنيف فرعى والضغط على زر الإضافة، فيُضاف العطل إلى النص مفصولًا بفاصلة.
- في اقصى تكلفة اكتب أقصى مبلغ وافق عليه العميل.
- في بيانات اضافيه: راجع ت الاستلام ووقت الدخول، وت التسليم المتوقع (افتراضيًا بعد 3 أيام). اكتب التكلفه المتوقعة والمقدم، فيُحسب المتبقى تلقائيًا.
- اضغط حفظ (F2). تظهر رسالة تم الحفظ بنجاح، ثم سؤال هل ترغب فى طباعة هذا السجل. اختر «نعم» لطباعة إيصال الاستلام، ثم تُفرَّغ الشاشة لإذن جديد.
حقول إذن الصيانة
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| رقم | رقم الإذن، ويتولد تلقائيًا لكل فرع. هذا هو الرقم الذي تبحث به لاحقًا. |
| اسم العميل | إلزامي. يُحفظ داخل الإذن فقط، ولا يرتبط بشاشة العملاء. |
| رقم الهاتف | إلزامي، 10 أرقام على الأقل. يمكن إضافة رقم موبايل آخر في الحقل الثاني. |
| المنتج / الموديل | إلزاميان. |
| الرقم المسلسل / اللون | لتمييز الجهاز عند التسليم. |
| الملحقات | بطارية، شاحن، أخرى (مع وصفها). |
| وصف المنتج | إلزامي: حالة الجهاز ومواصفاته وقت الاستلام. |
| ملاحظات العميل | شكوى العميل أو الأعطال المبلّغ عنها. |
| اقصى تكلفة | الحد الأقصى الذي وافق عليه العميل، ويُطبع في الإيصال. |
| ت الاستلام / وقت الدخول / ت التسليم | تاريخ الاستلام، ووقت دخول الجهاز، والتاريخ المتوقع للتسليم. |
| التكلفه / المقدم / المتبقى | التكلفة المتوقعة، والمبلغ المدفوع مقدمًا (يُقيَّد في الخزينة)، والباقي (يُحسب تلقائيًا). |
| المستخدم | اسم المستخدم الحالي، ويظهر بجانبه الفرع والخزينة. |
الطباعة
- طباعة (F4): تطبع إيصال الاستلام، وفيه بيانات العميل والجهاز والملحقات والشكوى وأقصى تكلفة والتكلفة والمقدم والمتبقي. شكل الإيصال (ورقة كاملة أو طابعة كاشير) يتبع نوع الطابعة المضبوط في الإعدادات.
- طباعه باركود: تطبع ملصقًا للصقه على الجهاز، وفيه رقم الإذن واسم العميل وهاتفه والشكوى والتواريخ. يُطبع على طابعة الباركود المحددة في الإعدادات.
بعد الحفظ تُفرَّغ الشاشة. لإعادة طباعة الإيصال أو الملصق، اكتب رقم الإذن في مربع بحث برقم الايصال ليُعرض، ثم اطبع.
تعديل إذن أو حذفه
- للتعديل: ابحث برقم الإذن، أو اختره من شاشة المتابعة واضغط تعديل. عدّل ثم احفظ، فيُعاد قيد المقدم بالقيمة الجديدة.
- لا يمكن تعديل إذن تم تسليمه إلا لمدير النظام.
- الحذف (F6) يحذف الإذن وقطع الغيار المسجلة عليه وقيوده المحاسبية (المقدم والسداد) بعد التأكيد.
شاشة المتابعة
تعرض شاشة المتابعة أذون الفرع الحالي. الفترة الافتراضية هي السنة الحالية، والأحدث يظهر أولًا.
- التصفية: بالفترة (من / إلى)، وبالموديل، وبحالة الفحص (الكل، انتظار الفحص، قيد الفحص، تم الرفض، تم الانتهاء، مرتجع فحص).
- البحث: اختر نوع البحث، ثم اكتب في مربع البحث:
IDبرقم الإذن كاملًا، أوNameببداية اسم العميل، أوPhoneببداية الهاتف أو الموبايل. - أعمدة الجدول: الرقم، واسم العميل، ورقم الهاتف، والموديل، وتاريخ الاستلام، وتاريخ التسليم، والقيمة، ومدفوع (المقدم + السداد)، ومتبقى، ودفع، والتسليم، والفحص، والمستخدم، والمهندس (ENG.)، وت خامات (قيمة قطع الغيار).
- الإجماليات أسفل الشاشة: الاجمالى، والمدفوع، والمتبقى للأذون المعروضة.
| الزر | الوظيفة |
|---|---|
| تعديل | يفتح الإذن المحدد في شاشة الاستلام. |
| فحص | يفتح الإذن في شاشة الفحص. |
| تسليم | يفتح امر تسليم وسداد للإذن المحدد. |
| SMS | يفتح لوحة ارسال SMS: راجع رقم الهاتف، واختر عنوان الرسالة من الرسائل الجاهزة، ثم اضغط الإرسال. يلزم ضبط مزود الرسائل مسبقًا. |
| جديد (F1) | يفتح شاشة استلام جهاز جديد. |
| حذف (F6) | يحذف الإذن المحدد بعد التأكيد (انظر التحذير في قسم الاستلام). |
| طباعة | يطبع تقرير الأذون المعروضة حاليًا. |
القائمة التي تظهر بزر الفأرة الأيمن على الجدول فيها تعديل وفحص أيضًا.
شاشة الفحص وقطع الغيار
افتحها بزر فحص من شاشة المتابعة، أو اكتب رقم الإذن في مربع البحث. تظهر بيانات العميل والجهاز للاطلاع، ويكمل المهندس الأجزاء التالية:
- اختر المهندس في م مسئول. هذا الحقل إلزامي.
- اختر الحالة: لم يتم الفحص، أو قيد الفحص، أو تم الرفض، أو تم الاصلاح، أو ارتجاع.
- اكتب تقرير فحص: ما وُجد في الجهاز وما تم عمله.
- أدخل تكلفة فعلية، وهي المبلغ النهائي المطلوب من العميل. تحل محل التكلفة المتوقعة، ويُعاد حساب المتبقي = التكلفة الفعلية − المقدم. وعدّل ت تسليم عند الحاجة.
- في سند خامات أضف قطع الغيار: امسح الباركود أو اكتب كود الصنف، أو اختر القطعه من القائمة (يمكن تضييقها بـ الفئة). اكتب الكميه واضغط Enter أو زر الإضافة.
- اضغط حفظ (F2). تظهر تم الحفظ بنجاح، وتتحدث شاشة المتابعة.
- جدول القطع يعرض: الصنف، والكميه، والتكلفة (سعر البيع المسجل للقطعة)، والأجمالي. وأسفله اجمالي الكميه وتكلفة خامات. أعمدة التكلفة تظهر فقط لمن لديه صلاحية رؤيتها.
- إضافة صنف موجود في الجدول تستبدل كميته بالكمية الجديدة، ولا تضيف سطرًا ثانيًا.
- تُحسب القطع بالوحدة الأساسية للصنف، وتُخصم من المخزن الافتراضي للفرع.
فلتر الفئة: لعرض كل القطع مرة أخرى، امسح اسم الفئة من القائمة، ولا تُلغِ علامة الفئة.
بعد تسليم الجهاز لا يُعدَّل الفحص إلا لمن لديه صلاحية خاصة. وإذا أعاد صاحب الصلاحية حفظ الفحص، يرجع الإذن إلى حالة «لم يتم التسليم»، فراجع حالة التسليم بعدها من شاشة التسليم.
حالات الفحص والتسليم
| في شاشة الفحص | في شاشة المتابعة | المعنى |
|---|---|---|
| لم يتم الفحص | انتظار الفحص (Waiting) | الحالة الافتراضية لكل جهاز جديد. |
| قيد الفحص | قيد الفحص (Under Check) | المهندس يعمل على الجهاز. |
| تم الرفض | تم الرفض (Refused) | العميل رفض الإصلاح أو الجهاز غير قابل للإصلاح. عند التسليم يقترح البرنامج مبلغ سداد 0. |
| تم الاصلاح | تم الانتهاء (Finished) | الجهاز جاهز للتسليم. |
| ارتجاع | مرتجع فحص (Check back) | الجهاز عاد بعد التسليم لنفس العطل. |
بجانب حالة الفحص، لكل إذن حالة تسليم (تم / لم يتم)، وحالة سداد (مسدد / غير مسدد). يصبح الإذن «مسددًا» بمجرد حفظ شاشة السداد والتسليم.
في شاشة المتابعة يظهر عمود الفحص بالكلمات الإنجليزية الموجودة بين القوسين في الجدول.
السداد والتسليم
- في شاشة المتابعة حدد الإذن واضغط تسليم. تفتح شاشة امر تسليم وسداد.
- راجع بيانات العميل والجهاز والملحقات، وتقرير الصيانه وحالة الفحص، والتكلفه والمقدم والمتبقى.
- المبلغ المدفوع يُملأ تلقائيًا بالمتبقي، أو بـ 0 إذا كانت الحالة تم الرفض. عدّله إذا دفع العميل مبلغًا مختلفًا.
- اترك التسليم مفعّلًا (هذا هو الافتراضي) إذا استلم العميل جهازه. وألغِه إذا سدد العميل دون أن يستلم الجهاز. ت تسليم يكون تاريخ اليوم.
- اضغط سداد وتسليم. تظهر تم الحفظ بنجاح، وتُغلق الشاشة.
- إذا ألغيت التسليم، يمكنك فتح الشاشة لاحقًا وإعادة الحفظ. يحل القيد الجديد محل قيد السداد السابق ولا يُضاف إليه، فاكتب إجمالي ما دفعه العميل في هذه الشاشة.
- البرنامج لا يرد المقدم تلقائيًا للجهاز المرفوض. إذا رددت المقدم للعميل، سجّل ذلك بـسند صرف.
- المبلغ المتبقي غير المسدد لا يُسجَّل على أي حساب عميل. تابعه من عمود متبقى ومن التقارير.
متابعة الفروع
زر متابعة فروع يعرض أذون كل الفروع معًا، بنفس الأعمدة والفلاتر (الفترة، والموديل، وحالة الفحص، والبحث برقم الإذن أو الاسم أو الهاتف). هنا تظهر حالة الفحص وحالة التسليم بالعربية. هذه الشاشة للاطلاع فقط. لتعديل إذن أو فحصه أو تسليمه، اختر فرعه من الشاشة الرئيسية ثم افتح متابعة.
تقارير الخدمات
شاشة تقرير الخدمات (زر تقارير خدمات) تعرض الأذون بالفلاتر التالية، ثم تضغط عرض:
| الفلتر | الاستخدام |
|---|---|
| الفرع | فرع واحد، وأول فرع مختار افتراضيًا. |
| من / الى | فترة تاريخ الاستلام. علّم الكل لكل التواريخ. |
| اسم العميل | علّمه ثم اختر العميل من أسماء الأذون السابقة. |
| موظف الصيانه | علّمه ثم اختر المهندس. |
| موظف الأستقبال | علّمه ثم اختر المستخدم الذي سجل الإذن. |
| السداد | الكل / مسدد / غير مسدد. |
| التسليم | الكل / تم التسليم / لم يتم التسليم. |
| الحالة | حالة الفحص، أو علّم الكل. |
يعرض التقرير لكل إذن: القيمة، والمدفوع، والمتبقي، وقيمة قطع الغيار، والربح (القيمة − قيمة قطع الغيار)، والمهندس، والحالات. إذا لم توجد أذون مطابقة تظهر رسالة عفوا لا توجد نتائج حاليا متاحه للعرض.
إذا لم تظهر أذون اليوم الأخير من الفترة، اجعل تاريخ الى اليوم التالي.
الأثر المحاسبي والمخزني
| العملية | القيد / الأثر |
|---|---|
| حفظ الاستلام مع مقدم | من حـ/ الخزينة الحالية إلى حـ/ الإيرادات الأخرى، بقيمة المقدم. تعديل الإذن يحذف القيد ويعيد إنشاءه. |
| حفظ الفحص بقطع غيار | تُخصم القطع من المخزن الافتراضي للفرع بتاريخ استلام الجهاز. ولا يُنشأ قيد في هذه الخطوة. |
| السداد والتسليم | من حـ/ الخزينة الحالية إلى حـ/ الإيرادات الأخرى، بقيمة المبلغ المدفوع. |
| تكلفة القطع (جرد مستمر) | إذا كان الجرد المستمر مفعّلًا: من حـ/ تكلفة البضاعة المباعة إلى حـ/ المخزون بتكلفة شراء القطع. يُضاف هذا القيد ضمن قيد السداد، وفقط إذا كان المبلغ المدفوع أكبر من صفر. |
| حذف الإذن | تُحذف قيود المقدم والسداد. أما خصم القطع من المخزن فلا يُلغى. |
المبالغ تدخل الخزينة المختارة في الشاشة الرئيسية وقت الحفظ، وليس خزينة الاستلام الأصلية. راجع حركة الخزينة من تقرير الخزينة.
قواعد مهمة
- عميل الصيانة ليس عميلًا في شاشة العملاء. لا يُنشأ له حساب، ولا توجد صيانة بالآجل على حساب عميل.
- رقم الإذن = كود الفرع + رقم مسلسل للفرع. اجعل كود الفرع حرفًا واحدًا (مثل A أو B) حتى يعمل الترقيم والبحث بشكل صحيح.
- الإذن المسلَّم مقفل أمام التعديل في الاستلام والسداد، إلا لمدير النظام.
- القطع تُخصم من المخزن عند حفظ الفحص، حتى لو لم يُسدد العميل بعد.
- الجهاز المرفوض: سجّل حالته تم الرفض ثم سلّمه بمبلغ 0 (أو برسوم الفحص إن وُجدت).
الأزرار والاختصارات
| المفتاح | الاستلام | المتابعة | الفحص | شاشات التعريف |
|---|---|---|---|---|
| F1 جديد | إذن جديد | يفتح الاستلام | — | سجل جديد |
| F2 حفظ | حفظ | — | حفظ الفحص | حفظ |
| F4 طباعة | إيصال الاستلام | زر الطباعة: تقرير القائمة | — | — |
| F6 حذف | حذف الإذن | حذف المحدد | — | حذف |
| Enter | الانتقال بين الحقول | — | إضافة القطعة | الانتقال بين الحقول |
الرسائل الشائعة
| الرسالة | المعنى / الحل |
|---|---|
| عفوا اسم العميل مطلوب | اكتب اسم العميل. |
| عفوا رقم الهاتف / عفوا رقم الهاتف خطأ | رقم الهاتف فارغ أو أقل من 10 أرقام. |
| عفوا مواصفات الجهاز مطلوبه | اكتب وصف المنتج. |
| قم باختيار المنتج / قم باختيار الموديل | اختر المنتج والموديل. إذا كانت قائمة الموديلات فارغة، عرّف موديلًا لهذا المنتج. |
| عفوا لا يجوز تعديل اذن تم تسليمه مسبقا | الإذن مسلَّم ومقفل. |
| عفوا . لايوجد حساب للايرادات الاخرى داخل الدليل المحاسبى / حساب الايرادات غير موجود في شجرة الحسابات حتى الآن | حدد حساب الإيرادات الأخرى في إعدادات الحسابات الافتراضية. |
| عفوا . لا يوجد حساب للخزينة داخل الدليل المحاسبى / حساب الصندوق غير موجود في شجرة الحسابات حتى الآن | الخزينة المختارة ليس لها حساب في الدليل. |
| عفوا لابد من تحديد اسم المخزن الأفتراضي | حدد مخزنًا افتراضيًا نشطًا للفرع. |
| قم باختيار مهندس الصيانة | اختر المهندس في م مسئول. |
| هذه الفئه غير مسجله هل تريد تسجيلها الأن؟ / هذا العطل غير مسجله هل تريد تسجيلها الأن؟ | كتبت تصنيفًا أو عطلًا جديدًا في شاشة الاستلام. اختر «نعم» لإضافته للقائمة. |
| هذا السجل موجود مسبقا | الاسم مسجل من قبل في شاشة التعريف. |
| لا يمكن اجراء تعديل لهذا السجل لاستخدامه من قبل اخر | لا يمكن حذف الموديل لأنه مستخدم في أذون صيانة. |
| عفوا تأكد من بياناتك أولا | بيانات ناقصة. في إذن صرف قطع الغيار تعني أن الإذن ليس عليه قطع، أو صُرفت قطعه من قبل. |
| من فضلك قم باختيار السجل اولا | حدد إذنًا من الجدول أولًا. |
أسئلة شائعة
هل يُسجَّل عميل الصيانة في شاشة العملاء؟
لا. يُحفظ الاسم والهاتف داخل الإذن فقط. ولتسهيل التسجيل، يقترح البرنامج اسم العميل من الأذون السابقة عند كتابة رقم الهاتف.
متى تُخصم قطع الغيار من المخزن؟
عند حفظ شاشة الفحص، من المخزن الافتراضي للفرع. لا تصدر لها إذن صرف منفصلًا.
دفع العميل مقدمًا ثم رفض الإصلاح، ماذا أفعل؟
اجعل الحالة تم الرفض في الفحص، ثم سلّم الجهاز بمبلغ مدفوع 0. إذا رددت المقدم، سجّل سند صرف من الخزينة.
لماذا لا أجد المهندس في قائمة «م مسئول»؟
القائمة تعرض الموظفين المفعَّل لهم خيار مندوب في بطاقة الموظف. فعّله للمهندس.
لماذا لا تظهر قطعة الغيار في شاشة الفحص؟
يجب أن يكون الصنف نشطًا، وفي فئة من نوع مواد خام.
كيف أعيد طباعة إيصال استلام قديم؟
من شاشة الاستلام اكتب رقم الإذن في بحث برقم الايصال، ثم اضغط F4.