مراكز خدمة وصيانة السيارات

دورة العمل في المركز

1. تسجيل العميل والسيارة مرة واحدة: رقم اللوحة والشاسيه والموديل والمالك.
2. الاستقبال: افتح امر صيانة، واختر السيارة، وسجّل عداد حالى وملاحظات العميل (الشكوى). يبدأ الأمر بحالة الاستقبال.
3. التسعير: أضف باقة الصيانة أو القطع والمصنعيات، ثم احفظ واطبع أمر الصيانة للعميل.
4. الورشة: من متابعة امر صيانة غيّر الحالة إلى الورشة، ثم وزّع البنود على الفنيين وسجّل أوقات العمل من ادارة الورشة.
5. قطع الغيار: اصرف القطع من المخزن على الأمر بـاذن صرف قطع غيار.
6. الانتهاء: غيّر الحالة إلى تم الانتهاء.
7. الفاتورة: أصدر فاتورة الصيانة من الأمر، فيُغلق الأمر تلقائيًا (مغلق).
8. الخروج: أصدر تصريح خروج سيارة واطبعه.

شاشات الدخول وقواعد البيانات وسجل الأخطاء وإعدادات البرنامج عامة، وتجد شرحها في الإعدادات وأدوات النظام.

البيانات الأساسية

من تبويب البيانات الاساسية جهّز ما يلي قبل استقبال أول سيارة:

القطع والخدمات (المصنعيات) نفسها أصناف عادية في الأصناف: القطعة صنف مخزني، والمصنعية صنف من نوع خدمة.

باقات الصيانة (ادارة الصيانات)

شاشة ادارة الصيانات الدورية تعرّف باقات جاهزة مثل «صيانة 10,000 كم» لتُضاف إلى أمر الصيانة بضغطة واحدة.

1. اكتب الخدمه (اسم الباقة) واختر الموديل.
2. أدخل سعر المصنعيات بالجنيه للساعة.
3. فعّل صنف مجمع فيظهر تبويب الاصناف. اختر الصنف والوحده والكميه ثم أضفه. عدّل عمود الوقت (بالدقائق) مباشرة في الجدول.
4. احفظ (F2).

لا تظهر الباقة في أمر الصيانة إلا إذا كانت صنف مجمع وفيها صنف واحد على الأقل.

العملاء وتسجيل السيارات

العميل

العملاء هم نفس عملاء النظام، وتضيفهم من إدارة العملاء، أو من زر الإضافة بجانب حقل العميل في بطاقة السيارة.

بطاقة السيارة (تسجيل بيانات سيارة)

افتح تسجيل بيانات السيارات فتظهر ادارة السيارات بقائمة السيارات، واضغط جديد.

قائمة السيارات: البحث بالكل أو برقم اللوحة أو الشاسيه أو الشركة أو الموديل، وطباعة القائمة كما تظهر.

استقبال السيارة وفتح أمر الصيانة

من امر صيانة (أو F1 من شاشة المتابعة):

1. اضغط حقل الشاسيه أو F10 وابحث عن السيارة. تظهر تلقائيًا: اللوحة والمحرك والصانع والموديل والسنة، واسم العميل وحسابه، وعداد سابق من آخر أمر صيانة لنفس السيارة.
2. اكتب عداد حالى (قراءة الكيلومترات عند الاستلام).
3. اكتب شكوى العميل في ملاحظات العميل، وملاحظات المعاينة في ملاحظات. في السيد . اكتب اسم من سلّم السيارة إن كان غير المالك.
4. اختر نوع الصيانة والمهندس والفنى والمندوب، وحدد تاريخ التنفيذ المتوقع.
5. أضف البنود (القسم التالي)، ثم احفظ (F2). يسألك البرنامج عن الطباعة: تُطبع ورقة أمر الصيانة ببيانات السيارة والعميل وصورة فحص السيارة لتوقيع العميل.

رقم الأمر يتسلسل تلقائيًا لكل فرع. يمكن تسجيل رقمين دفتريين في م.دفترى 1 وم.دفترى 2. لفتح أمر سابق اكتب رقمه في البحث، أو استخدم البحث المتقدم بالعميل والفترة والحالة.

اختصارات الشاشة: F1 جديد، F2 حفظ، F4 طباعة، F6 حذف، F9 اختيار العميل، F10 اختيار السيارة.

القطع والمصنعيات والإجماليات

حسب نوع الصيانة

• النوع الأول (PM صيانة دورية): لوحة الأصناف مقفلة حتى تضيف باقة. اضغط اضافة مجموعة اصناف، واختر الباقة والمخزن ثم أضفها. تُضاف كل قطعها ومصنعياتها بالكمية والوقت، وتُفتح لوحة الأصناف لإضافة المزيد.
• الأنواع الأخرى (GR وB&P): لوحة الأصناف مفتوحة مباشرة. أضف كل قطعة أو خدمة يدويًا بسعر بيعها.

زر اضافة مجموعة اصناف يتطلب اختيار السيارة أولًا، وتظهر فيه باقات موديل السيارة فقط.

إضافة بند يدويًا

1. اكتب كود الصنف أو الباركود، أو اختر الصنف من القائمة.
2. اختر المخزن والوحده وأدخل الكميه. يظهر رصيد الصنف في المخزن إن كانت لك صلاحية رؤيته.
3. اضغط Enter للإضافة. إذا أضفت نفس الصنف بنفس المخزن مرة أخرى، تُستبدل الكمية والسعر ولا يُضاف سطر جديد.

في الجدول يمكنك تعديل الكميه والسعر و%خصم أو خ مبلغ ومدة البند Duration (بالدقائق). عمودا ك منفذة وك متبقية يوضحان ما صُرف من المخزن وما تبقى. لا يمكن تقليل الكمية عن المنفذ فعليًا.

الإجماليات

تُحسب تلقائيًا: اجمالى، ثم الخصومات (خصم اضافى 2 وخصم اضافى 3 نسبة أو قيمة)، ثم ض . قيمة مضافة % وض . خصم %، ثم اجمالى القيمة. يأخذ الأمر خصم العميل وعملته ومندوبه تلقائيًا إن كانت مسجلة في بطاقته.

مجموع مدد البنود يُضاف إلى وقت فتح الأمر ليعطي وقت الخروج المتوقع الذي يظهر في شاشة المتابعة وعلى الورقة المطبوعة.

متابعة أمر الصيانة وحالاته

شاشة متابعة امر الصيانة تعرض الأوامر في الفترة والفرع المحددين، مع العميل والهاتف والسيارة والشاسيه والموديل والمهندس ووقت الخروج المتوقع ونوع الأمر. تفتح الشاشة على حالة الاستقبال، ويمكن اختيار حالة أخرى أو --All--.

• البحث: بالاسم أو اللوحة أو الموديل أو الشاسيه أو المحرك أو رقم الفاتورة، أو برقم الأمر، أو بالمحافظة أو المدينة.
• نقر مزدوج أو زر Sell Order: فتح الأمر.
• تغيير حالة: لأمر أو أكثر، مع ملاحظة تُسجَّل في سجل تتبع الأمر.
• ارسال SMS: إرسال رسالة للعميل المحدد (انظر الرسائل).
• طباعة: طباعة القائمة كما تظهر.

إدارة الورشة والفنيين

شاشة ادارة الصيانات (من زر ادارة الورشة) تعرض الأوامر التي في حالة الورشة فقط. عند اختيار أمر تظهر بنوده أسفل الشاشة بالكمية والمنفذ والمتبقي والفني ووقت البداية والنهاية.

1. اختر الأمر، ثم حدد بندًا أو أكثر.
2. Assign Eng: اختر الفنى المسؤول عن البنود المحددة.
3. Time On: سجّل فتح وقت عند بدء العمل (الوقت الحالي افتراضيًا).
4. Time Off: سجّل اغلاق وقت عند الانتهاء.
5. من تغيير حالة انقل الأمر إلى تم الانتهاء عند انتهاء كل البنود.

تُجمع أوقات الفنيين في تقرير عمليات الفنيين، فسجّل وقتي البداية والنهاية لكل بند.

صرف قطع الغيار

زر اذن صرف قطع غيار يفتح اذن مخازن بنوع صادر ثابت:

1. اكتب رقم أمر الصيانة في خانة الاستيراد واضغط الزر بجانبها (Sell order). يجب أن يكون الأمر في حالة الورشة.
2. تُستورد القطع المتبقية فقط (بدون المصنعيات) بمخزنها وكميتها.
3. عدّل الكمية إن صرفت جزءًا فقط، فلا يُسمح بتجاوز المتبقي. أدخل الأرقام التسلسلية للقطع التي تتطلبها.
4. احفظ (F2). يُخصم المخزون ويزيد عمود ك منفذة في الأمر.

تفاصيل أذون المخازن والأرقام التسلسلية في المخازن.

الفاتورة والسداد

تصدر فاتورة الصيانة من شاشة فواتير صيانة (قائمة فاتورة صيانة خارجية) في Ezees ERP:

1. اكتب رقم أمر الصيانة في خانة امر بيع واستورده. يجب أن يكون الأمر في حالة تم الانتهاء.
2. تُنقل بنود الأمر وأسعاره وخصوماته والعميل. اختر طريقة الدفع (نقدي أو آجل) وأكمل الفاتورة كما في فاتورة البيع.
3. احفظ. يتحول الأمر إلى مغلق، ويُسجَّل رقم الفاتورة عليه، وتُطبع فاتورة الصيانة بنموذج خاص ببيانات السيارة.

التحصيل بعد ذلك يتم من سند القبض إذا كانت الفاتورة آجلة.

إذن خروج السيارة

زر اذن خروج سيارة يعرض قائمة الأذون في الفترة والفرع، مع البحث باللوحة أو الموديل أو الشاسيه أو رقم الأمر أو المحرك. اضغط F1 لإذن جديد:

1. اضغط حقل السيارة أو F10. تظهر فقط الأوامر المغلقة بالفاتورة التي لم يصدر لها إذن خروج.
2. اختر الأمر فتظهر اللوحة والمحرك والصانع والموديل وامر الصيانة، وتاريخ الدخول من تاريخ الأمر.
3. حدد تاريخ الخروج وأضف ملاحظات، ثم احفظ (F2).
4. للطباعة افتح الإذن بنقر مزدوج من القائمة واضغط F4، فيُطبع تصريح خروج سيارة.

التقارير

في تقرير عمليات الفنيين، البند الذي لم يُسجَّل له وقت بداية أو نهاية يُحسب حتى لحظة عرض التقرير، فتظهر ساعاته صفرًا أو غير دقيقة. والنقر المزدوج في هذا التقرير لا يفتح الأمر، فافتحه من شاشة المتابعة.

الرسائل القصيرة والبريد

• ارسال SMS من تبويب مراسلات SMS: اكتب رقم الموبايل (أكثر من رقم مفصولة بفاصلة) أو انقر نقرًا مزدوجًا على موظف من القائمة، واختر لغه الرساله، واكتب نص الرساله. يعرض البرنامج عدد الأحرف وعدد الرسائل (70 حرفًا عربيًا أو 160 إنجليزيًا للرسالة الواحدة).
• ارسال SMS من شاشة المتابعة: يملأ رقم العميل تلقائيًا، ويمكن اختيار نص جاهز من القوالب.
• ارسال بريد: اكتب البريد الالكتروني وعنوان الرساله ونص الرساله، واختر نوعها (نص أو HTML).
• جهّز أولًا اعدادات الرسائل القصيرة (مزود الخدمة واسم المستخدم وكلمة المرور واسم الراسل) واعدادات البريد الالكتروني (عنوان السيرفر ورقم البورت وSSL والبريد وكلمة المرور).

الرسائل الشائعة